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<\/a><\/div><\/div>\nSelbstverst\u00e4ndlich lassen sich solche L\u00f6sungen auch nahtlos in SAP ERP HCM und SuccessFactors-Systeme wie Employee Central integrieren. Der Weg eines Dokuments durch die HR-Abteilung l\u00e4sst sich damit also schnell, effizient, fehlerfrei und l\u00fcckenlos abbilden. Aber ist die Cloud wirklich der richtige Ort, um dort hochsensible HR-Daten und Dokumente zu speichern?<\/p>\n
Fakt ist: Ohne geeignete Technologie wird es schwer, sich angemessen f\u00fcr die Herausforderungen der Zukunft im Personalwesen zu r\u00fcsten. Viel mehr noch, HR-Manager, die es nicht schaffen, Teil des digitalen Wandels zu sein, machen sich langfristig selbst \u00fcberfl\u00fcssig und gef\u00e4hrden damit ihre Existenz.<\/p>\n
Fakt ist aber auch, dass es im Personalbereich immer um personenbezogene Daten geht. Und sobald diese im Spiel sind, ist besondere Vorsicht geboten. Klar also, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit hier noch mal einen h\u00f6heren Stellenwert einnimmt als in anderen Unternehmensbereichen.<\/p>\n
Und wo sind Daten schon sicherer als im verschlossenen Aktenschrank in der Firma oder, wenn es schon digital sein muss, dann zumindest auf den eigenen Servern im Keller? So hat man schlie\u00dflich selbst die Kontrolle.<\/p>\n
Wozu gibt es Profis?<\/h3>\n
Dabei vergessen viele, dass bei der Lagerung im eigenen Unternehmen immer die latente Gefahr besteht, bei einem Brand, Wasserschaden oder Einbruch alle Daten unwiderruflich zu verlieren. Auch die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und L\u00f6schfristen ist im Unternehmen schwer einzuhalten beziehungsweise erfordert enormen administrativen Aufwand.<\/p>\n
So d\u00fcrfen Bewerberunterlagen zum Beispiel nur sechs Monate oder Abmahnungen nur zwei bis drei Jahre archiviert werden. Bei digitaler Lagerung der Personaldaten im eigenen Haus kommt hinzu, dass die IT-Abteilung immer Zugang zu s\u00e4mtlichen Informationen hat.<\/p>\n
Egal, wie man es dreht und wendet, einer ist immer der Administrator. In einer professionell betriebenen Cloud dagegen l\u00e4sst sich durch ein umfassendes Rechtemanagement dezidiert festlegen und kontrollieren, wer Zugriff auf welche Daten hat und was er damit machen darf \u2013 also lesen, drucken oder bearbeiten.<\/p>\n
Das Rollenmanagement durch die eigene IT-Abteilung sicherzustellen ist bei einem gro\u00dfen Personalbestand oder dem h\u00e4ufigen Wechsel von Mitarbeitern eine Herkulesaufgabe. Hinzu kommt die \u201eSchwachstelle Mitarbeiter\u201c.<\/p>\n
Wie schnell kann ein einzelner Mitarbeiter in der Eile mit einem falsch gesetzten Haken f\u00fcr Zugriffsrechte oder mit einem infizierten USB-Stick unwissentlich gro\u00dfen Schaden im Unternehmen anrichten?<\/p>\n
Vor allem aber ist kaum eine IT-Abteilung in der Lage, eine derart hohe Verf\u00fcgbarkeit, Zugriffs- und Datensicherheit auf sensible Informationen anzubieten, wie dies professionelle Rechenzentrumsbetreiber k\u00f6nnen.<\/p>\n
Denn diese warten mit einer Vielzahl von Vorkehrungen auf, die die vom Unternehmen getroffenen Ma\u00dfnahmen meist weit \u00fcberschreiten. So bieten alle gro\u00dfen Cloud-Anbieter ihren Kunden detaillierte Service Level Agreements (SLAs), die den Unternehmen h\u00f6chste Dienstleistungs- und Sicherheitslevels garantieren.<\/p>\n
Darunter f\u00e4llt ein regelm\u00e4\u00dfiges Patching, also das Einspielen von Updates, das proaktive Monitoring zur Vermeidung von eventuell absehbaren Schadensf\u00e4llen und die Fehlerbehebung in Systemen, die automatisiert zur Verf\u00fcgung gestellt wird.<\/p>\n
Die Erfahrung zeigt, dass dies in vielen Unternehmen weniger reibungslos und automatisiert funktioniert. Mit der Entscheidung f\u00fcr die Cloud \u00fcbergibt man also die Daten an Profis, die sich damit auskennen, statt die Kontrolle aus der Hand zu geben.<\/p>\n
Nicht zu vergessen: Als Spezialisten k\u00f6nnen Cloud-Provider einen reibungslosen Betrieb ohne Datenverlust auch im Katas\u00adtrophenfall garantieren. Ausgefeilte, geografisch verteilte Backup-Systeme sorgen f\u00fcr eine zuverl\u00e4ssige Sicherung, selbst wenn ein Rechenzentrum ausfallen sollte. Zudem werden die Daten verschl\u00fcsselt \u00fcbertragen und abgelegt.<\/p>\n
Keine Cloud ist auch keine L\u00f6sung<\/h3>\n
Der Standort des Cloud-Anbieters spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Es empfiehlt sich, einen Anbieter mit Sitz in Deutschland zu w\u00e4hlen, denn als solcher unterliegt er den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien.<\/p>\n
Bei einem Dienstleister aus den USA befindet man sich dagegen auf wackeligem Terrain. Denn deutsche Unternehmen sind selbst daf\u00fcr verantwortlich, die Einhaltung der hiesigen Datenschutzrichtlinien sicherzustellen.<\/p>\n
Personenbezogene Daten d\u00fcrfen sie nur ins au\u00dfereurop\u00e4ische Ausland \u00fcbermitteln, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Andernfalls drohen hohe Geldstrafen. Und nat\u00fcrlich gilt auch: Cloud ist nicht gleich Cloud.<\/p>\n
Entscheidend ist daher die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters und -Modells. So setzt das Ablegen von sensiblen Personaldokumenten in der Cloud voraus, dass es eine sichere und zuverl\u00e4ssige Daten\u00fcbertragung auf den Server gibt. Unternehmen sollten daher HR-L\u00f6sungen wie die digitale Personalakte nur in einer Controlled Cloud betreiben.<\/p>\n
Wer zudem \u00fcber einen gesicherten VPN-Tunnel die Daten verschl\u00fcsselt auf den Server \u00fcbertr\u00e4gt, bewegt sich auf der sicheren Seite. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt, wie sich Benutzer identifizieren und autorisieren.<\/p>\n
Nur berechtigte Personen greifen so auf bestimmte Personaldokumente zu. Das Verschl\u00fcsseln der Dokumente auf dem Server sorgt f\u00fcr zus\u00e4tzliche Datensicherheit. Spezielle Ablageformate gew\u00e4hrleisten rechts- und revisionssicheres Archivieren aller Personaldaten.<\/p>\n
Die gespeicherten Informationen liegen abrufbereit, nachvollziehbar und unver\u00e4nderbar sowie sicher auf dem Server. HR-Manager, die das h\u00f6chste Berechtigungsniveau haben, k\u00f6nnen Informationen \u00fcber alle Mitarbeiter jederzeit per Mausklick einsehen und bearbeiten.<\/p>\n
Das richtige Modell vorausgesetzt erm\u00f6glicht es die Cloud, mit geringen Investitionen in Sachen effiziente und transparente HR-Prozesse schnell gro\u00dfe Erfolge zu erzielen. Wer also aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die umfassenden Vorteile moderner Cloud-L\u00f6sungen verzichtet, verkennt zudem die enormen Einsparpotenziale und riskiert letztlich die eigene Wettbewerbsf\u00e4higkeit.<\/p>\n
Hei\u00dft im Klartext: Keine Cloud ist also auch keine L\u00f6sung. Vor allem, da die digitale Personalakte aus der Cloud gegen\u00fcber der papierbasierten Verwaltung eine deutlich h\u00f6here Flexibilit\u00e4t, Effizienz sowie ein gro\u00dfes Kosteneinsparpotenzial bietet.<\/p>\n
Die Personalabteilung gewinnt dank der schnell auffindbaren, digitalisierten Dokumente auf Knopfdruck eine h\u00f6here Informations- und Auskunftsbereitschaft, welche sowohl Mitarbeitern als auch F\u00fchrungskr\u00e4ften zugutekommt.<\/p>\n
Vor- und nachgelagerte Prozesse wie die automatische Erstellung von Dokumenten, Freigaben und Genehmigungen sowie der Zugriff von mobilen Ger\u00e4ten k\u00f6nnen heutzutage modular mit einer digitalen Personalakte kombiniert werden.<\/p>\n
Vorreiter der Digitalisierung<\/h3>\n
Immer mehr Unternehmen erkennen genau diese Vorteile. Eine Umfrage von \u00adOracle und IDG Connect best\u00e4tigt, dass bei der Mehrheit der Firmen \u2013 auch im besonders skeptischen Deutschland \u2013 Sicherheitsbedenken im Hinblick auf die Cloud immer mehr in den Hintergrund treten.<\/p>\n
So auch der Gesch\u00e4ftsbereich Industry Solutions von Lufthansa Systems. Unter dem Projektnamen \u201eHR Archive for LGBS \u2013 Die digitale Personalakte bei Lufthansa\u201c stellte der weltweit agierende Konzern s\u00e4mtliche Tochtergesellschaften auf ein einheitliches System um.<\/p>\n
Die digitale Personalakte in der Cloud erm\u00f6glicht nun das ortsunabh\u00e4ngige Bearbeiten und das Zentralisieren von mehr als 100.000 Mitarbeiterakten und hat so geholfen, konzernweit HR-Prozesse bei Lufthansa zu optimieren.<\/p>\n
Insgesamt bietet die Cloud also gro\u00dfes Einsparpotenzial bei gleichzeitigen Vorteilen f\u00fcr die Nutzer \u2013 wichtige Voraussetzungen f\u00fcr die k\u00fcnftige Wettbewerbsf\u00e4higkeit. Bei einem gepr\u00fcften, professionellen Anbieter sind personenbezogene Daten sogar meist sicherer als im eigenen Unternehmen.<\/p>\n
Es gibt also keinen Grund mehr f\u00fcr das Beharren auf papierbezogenen Prozessen. Dies gilt auch oder gerade f\u00fcr den HR-Bereich. Mit den richtigen L\u00f6sungen kann die Personalabteilung sogar eine Vorreiterrolle \u00fcbernehmen und durch die Automatisierung administrativer Prozesse mehr Zeit f\u00fcr strategische Aufgaben schaffen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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