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<\/a><\/div><\/div>\nEr erstellt und pr\u00fcft den Arbeitsvertrag bei der Einstellung, der Verl\u00e4ngerung einer Befristung, der Entfristung, der Versetzung oder der Vertrags\u00adaufl\u00f6sung. Allerdings sind neben ihm in der Regel noch die zentrale HR-Organisation und eventuell ein HR-Business-Manager in der regionalen Personalabteilung in diese Prozesse involviert.<\/p>\n
Manuelle Prozesse bremsen HR-Arbeit<\/h3>\n
In den meisten F\u00e4llen erfolgt die Abstimmung zwischen diesen Beteiligten manuell und papiergebunden und gestaltet sich dadurch recht komplex. Begleitende Dokumente \u2013 Vertrag, Personalbogen, Formulare, Bewerbungsunterlagen \u2013 werden ausgedruckt und oft mehrfach auf dem Postweg versendet.<\/p>\n
Bei einem Einstellungsverfahren zum Beispiel fehlt dann die klare Sicht auf den gesamten arbeitsvertraglichen Prozess. Das hat zur Folge, dass die Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vorgangs bei Bedarf umst\u00e4ndlich per Telefon oder E-Mail erfragen m\u00fcssen.<\/p>\n
Generell verl\u00e4ngern sich aufgrund der zahlreichen Medienbr\u00fcche auch die Durchlaufzeiten. Man stelle sich vor, welche Laufzeiten in einer Firma anfallen, die deutschlandweit mehr als 100 Shops hat und arbeitsvertragliche Prozesse wie beschrieben ausf\u00fchrt.<\/p>\n
Der Filial- oder Werksleiter muss daher f\u00fcr das Einstellungsverfahren eine erhebliche Vorlaufzeit einplanen, und es entsteht ein b\u00fcrokratischer Overhead, der hohe Kosten verursacht.<\/p>\n
Deutlich einfacher und effizienter ist es, wenn das Einstellungsverfahren, aber auch andere HR-Prozesse wie die Abwicklung von \u00dcberstundenantr\u00e4gen workflowgest\u00fctzt und damit standardisiert, durchg\u00e4ngig und automatisiert erfolgen.<\/p>\n
Das erfordert den Einsatz einer IT-L\u00f6sung, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in SAP HCM integriert, wie zum Beispiel die Location Suite von Treorbis. Sie ist modular aufgebaut und basiert auf Web Dynpro for Abap.<\/p>\n
Workflow-Framework<\/h3>\n
Zentraler Kern der Location Suite ist ihr leistungsstarkes generisches und somit flexibles Workflow-Framework, der HCM-Prozessmanager. Dort werden alle Personaldaten zentral erfasst, verwaltet und bei Bedarf automatisch und mit allen erforderlichen Dokumenten zur Weiterbearbeitung direkt an die richtigen Stellen weitergeleitet.<\/p>\n
Die Zeiten der l\u00e4stigen Zettelwirtschaft, unleserlicher Handaufzeichnungen oder des Wartens auf Informationen sind damit vorbei. Auch der Filial- oder Werksleiter ist stets bestens informiert.<\/p>\n
Ein Cockpit mit Ampelfunktionen zeigt ihm wichtige Termine wie den Ablauf einer Befristung an, sodass er die entsprechenden Ma\u00dfnahmen p\u00fcnktlich mit einem Mausklick ansto\u00dfen kann.<\/p>\n
Arbeitsvertrag binnen Stunden<\/h3>\n
Dank des durchg\u00e4ngigen Daten- und Dokumentenflusses werden vertragsbezogene Vorg\u00e4nge gestrafft, die Durchlaufzeiten verk\u00fcrzen sich signifikant.<\/p>\n
Mit der Treorbis Location Suite ben\u00f6tigt ein Einstellungsverfahren von der Erfassung der Personaldaten bis zur Vorlage des unterschriftsreifen Vertrags nur wenige Stunden.<\/p>\n
Eine solche rasche Reaktion erh\u00f6ht die Attraktivit\u00e4t eines Unternehmens als Arbeitgeber bei Bewerbern und bedeutet einen nicht zu untersch\u00e4tzenden Imagegewinn.<\/p>\n
Auch die Qualit\u00e4t der Daten profitiert, da alle Informationen nur einmal eingegeben werden m\u00fcssen. Ob Einstellungsverfahren oder Vertrags\u00e4nderung \u2013 ein Workflow leitet die erforderlichen Daten direkt an die entsprechenden Stellen in der regionalen oder zentralen HR-Organisation weiter.<\/p>\n
Dabei ist die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte exakt definiert, genau wie auch festgeschrieben ist, welche Daten vom Personalverantwortlichen vor Ort einzugeben sind und den jeweiligen Stellen bereitgestellt werden.<\/p>\n
Daten\u00fcbertragung per Knopfdruck<\/h3>\n
Sind alle Angaben von den zust\u00e4ndigen Personalstellen gepr\u00fcft und freigegeben, erzeugt der Verantwortliche per Knopfdruck den unterschriftsreifen Arbeitsvertrag und alle weiteren notwendigen Unterlagen.<\/p>\n
Der Vertrag wird ausgedruckt und unterzeichnet, zusammen mit den \u00fcbrigen Dokumenten eingescannt und automatisch mit einem QR-Barcode versehen. Das garantiert, dass die Dokumente reibungslos verarbeitet, dem richtigen Prozess in Form einer \u201eelektronischen Umlaufmappe\u201c eindeutig zugeordnet und revisionssicher archiviert werden.<\/p>\n
Prozessbegleitende Dokumente wie Vertr\u00e4ge, Frageb\u00f6gen oder Formulare lassen sich anhand vorab definierter, im HCM-Prozessmanager hinterlegter Textbausteine schnell und unkompliziert als PDFs erstellen, sogar im Corporate Design des jeweiligen Unternehmens.<\/p>\n
Um die Prozesssicherheit zu gew\u00e4hrleisten, ist eine Weiterbearbeitung erst m\u00f6glich, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Ein Status-Tracking informiert die beteiligten Mitarbeiter gem\u00e4\u00df ihrer Rolle und Berechtigung automatisch \u00fcber die anstehenden Aufgaben.<\/p>\n
Ist der Vorgang dann abgeschlossen, werden alle Informationen mitsamt den entsprechenden Dokumenten per Knopfdruck in SAP HCM \u00fcbertragen, wo sie den richtigen SAP-Infotypen zugeordnet beziehungsweise in der elektronischen Personalakte abgelegt werden.<\/p>\n
Einheitliche KPIs<\/h3>\n
Sind die vertragsbezogenen HR-Prozesse erst einmal unternehmensweit harmonisiert, lassen sich auch einheitliche HR-Kennzahlen bilden, die f\u00fcr Analysen herangezogen werden k\u00f6nnen. Mithilfe des Softwaremoduls HCM Analytics, das integraler Bestandteil der Location \u00adSuite ist, kann der Filialleiter zum Beispiel aktuelle KPIs etwa zur Mitarbeiterfluktuation, zur Gehalts- oder Altersstruktur abrufen.<\/p>\n
Auch Vergleiche zwischen der Mitarbeiterleistung des eigenen Standorts und der anderer Filialen oder des Gesamtunternehmens sind nun m\u00f6glich, was wichtige Aufschl\u00fcsse zur Verbesserung der Personalarbeit liefert. Ein zentrales Dash-board stellt die HR-Kennzahlen grafisch \u00fcbersichtlich dar, per Drill-down lassen sie sich bis auf die gew\u00fcnschte Detailtiefe verfeinern.<\/p>\n
HCM Analytics basiert auf der L\u00f6sung SAP BusinessObjects Dashboards, die Datenhaltung erfolgt in einem SAP Business Warehouse (SAP BW). Die Location Suite wird zudem stetig weiterentwickelt und verbessert \u2013 und dabei auch dem Trend zur IT-Konsumerisierung Rechnung getragen: Alternativ zur \u201eklassischen\u201c Web-Dynpro-Darstellung werden bestimmte HR-Prozesse k\u00fcnftig auf der modernen und intuitiven SAPUI5-Oberfl\u00e4che (Fiori) visualisiert.<\/p>\n
Auf dem Pr\u00fcfstand<\/h3>\n
Im Zuge der Planung und Realisierung workflowgest\u00fctzter HR-Prozesse sind viele sehr unterschiedliche Herausforderungen zu bew\u00e4ltigen. Bei der Umsetzung eines entsprechenden Projekts sollte man daher auf einen erfahrenen HCM-Dienstleister wie Treorbis zur\u00fcckgreifen, der \u00fcber umfassendes Know-how, eine strukturierte Einf\u00fchrungsmethode und ein gewisses Fingerspitzengef\u00fchl verf\u00fcgt, um den Anwendern Neuerungen nahezubringen.<\/p>\n
Im Rahmen einer Ist-Analyse werden zun\u00e4chst die Prozesse im Unternehmen kritisch hinterfragt, anschlie\u00dfend werden Verbesserungen f\u00fcr jeden einzelnen Schritt erarbeitet. Unter anderem werden Abl\u00e4ufe zusammengefasst und die Zahl der Begleitdokumente reduziert.<\/p>\n
Auch die vorhandene IT-Landschaft kommt auf den Pr\u00fcfstand. Als hilfreich erweist sich hier eine inkrementelle Vorgehensweise. Dabei wird mithilfe der BPMN-Methode (Business Process Model and Notation) zun\u00e4chst ein Prototyp f\u00fcr die End-to-End-Prozesse modelliert, sukzessive auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten und bis zur Implementierungsreife verfeinert.<\/p>\n
Der Aufwand und die Kosten f\u00fcr den Aufbau IT-gest\u00fctzter Arbeitsfl\u00fcsse bleiben dabei \u00fcberschaubar. Die Workflow-Bestandteile \u2013 Bildschirmaufbau, \u00dcbergang zwischen Prozessschritten, Datenweitergabe oder Steuerung der Dokumente \u2013 sind in der Location Suite in Form wiederverwendbarer Komponenten abgebildet.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Manuelle, papiergebundene HR-Prozesse sind gerade bei dezentral aufgestellten Unternehmen aufw\u00e4ndig und zeitintensiv. Mit einer SAP-HCM-integrierten IT-L\u00f6sung lassen sich standardisierte Workflows gestalten und Durchlaufzeiten verk\u00fcrzen.<\/p>\n","protected":false},"author":1206,"featured_media":60767,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[13318,1607],"tags":[839,1104,13640],"coauthors":[19955],"class_list":["post-60867","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-coverstory-1605","category-mag1605","tag-hcm","tag-hr","tag-sap-human-capital-management","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"
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