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<\/a><\/div><\/div>\n\u201eMit Tangro machen wir jetzt Buchhaltung 4.0\u201c<\/em><\/p>\n sagt Johann Sch\u00fcbl, der f\u00fcr das Projekt bei Kraus & Naimer verantwortlich zeichnet.<\/p>\n Die Finanzbuchhaltung im Wiener Hauptsitz des Unternehmens ist als \u00adShared Service Center f\u00fcr \u00d6sterreich, Italien und das Produktionswerk in Deutschland konzipiert. Allein schon durch die weiten Entfernungen zwischen den betreuten Standorten war die manuelle Rechnungsverarbeitung umst\u00e4ndlich und langwierig.<\/p>\n Hinzu kamen zus\u00e4tzliche Zeitfresser. So musste jede eingehende Rechnung \u2013 meist ein Papierbeleg \u2013 verschiedene Stationen durchlaufen, bevor in SAP gebucht werden konnte: Zuerst in den Einkauf zum handschriftlichen Vermerk der Kontierung, danach in die Buchhaltung, wo relevante Inhalte abgetippt wurden, anschlie\u00dfend zum verantwortlichen Eink\u00e4ufer oder in die Gesch\u00e4ftsleitung zur Freigabe, und von dort wieder zur\u00fcck in die Buchhaltung zur Buchung in SAP.<\/p>\n F\u00fcnf bis zehn Tage konnten auf diese Weise vergehen, bis die Rechnung beglichen war. Eine Dokumentation \u00fcber den Freigabeprozess gab es nicht, ebenso wenig einen \u00dcberblick \u00fcber die offenen Belege.<\/p>\n \u201eWir befanden uns in gewisser Weise im Blindflug\u201c<\/em><\/p>\n erinnert sich Johann Sch\u00fcbl.<\/p>\n Vor der Entscheidung f\u00fcr Tangro als L\u00f6sung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung hatte Sch\u00fcbl kurz ein weniger SAP-affines Produkt ins Auge gefasst \u2013 ein Umweg im Auswahlprozess, durch den der SAP-Fachmann jetzt umso genauer wei\u00df, was f\u00fcr eine effiziente Rechnungsverarbeitung wirklich wichtig ist: die vollst\u00e4ndige Einbettung in SAP.<\/p>\n \u201eMit Tangro steht eine Standardl\u00f6sung f\u00fcr den gesamten Konzern zur Verf\u00fcgung, die SAP-embedded ist und damit den direkten Zugriff auf SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten bietet, ohne den Umweg \u00fcber eine Datenextraktion.\u201c<\/em><\/p>\n Weiterhin ausschlaggebend:<\/p>\n \u201eDas System unterst\u00fctzt alle relevanten SAP-Standards bereits von Haus aus. Ob ungeplante Bezugsnebenkosten, buchungskreis\u00fcbergreifende Buchungen oder Anzahlungsrechnungen mit Vorsteuerbuchung: Bei Tangro sind diese SAP-Standards einfach da.\u201c<\/em><\/p>\n Und nicht zuletzt biete das System eine \u201eultraschnelle\u201c Implementierung. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Going Live habe es nur zwei Wochen gedauert, die Implementierung selbst erfolgte an einem einzigen Tag.<\/p>\n \u201eMit Tangro kann man wirklich extrem schnell live gehen.\u201c<\/em><\/p>\n Ebenso eingenommen wie Projektleiter Johann Sch\u00fcbl ist auch Harald Zeller, Prokurist und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei Kraus & Naimer:<\/p>\n \u201eWir sind mit Tangro sehr zufrieden. Auch in preislicher Hinsicht hat sich die Software als die richtige Wahl erwiesen.\u201c<\/em><\/p>\n Rund 30.000 Rechnungen gehen bei Kraus & Naimer j\u00e4hrlich ein. 60 bis 70 Prozent dieser Dokumente sind dank der Automatisierung mittlerweile ohne Nachbearbeitung durch die Buchhaltung direkt buchbar.<\/p>\n Dieser Prozentsatz gilt selbst bei Gesellschaften, bei denen SAP MM nicht im Einsatz ist und somit Rechnungen ohne Bestellbezug vorliegen. Ausschlaggebend f\u00fcr diese enorme Effizienzsteigerung ist die M\u00f6glichkeit, f\u00fcr jeden Lieferanten Kontierungsobjekte zu hinterlegen, die dann automatisch gezogen werden.<\/p>\n Auch wenn keine Bestellung in SAP angelegt wurde, erkennt das System dadurch diese buchungsrelevanten Daten sofort. Die zeitaufw\u00e4ndigen T\u00e4tigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung fallen damit komplett weg: keine Handnotiz mehr und kein Abtippen der Inhalte.<\/p>\n Der Beleg kann sofort verarbeitet werden, wenn keine Unstimmigkeiten auftauchen:<\/p>\n \u201eNur noch einen Knopfdruck, und die Rechnung ist innerhalb von Sekunden gebucht\u201c<\/em><\/p>\n sagt Johann Sch\u00fcbl.<\/p>\n Bei Rechnungen ohne Bestellbezug, bei Differenzen zur Bestellung oder wenn eine Freigabe erforderlich ist, kommt der Tangro Business Workflow zum Tragen. Daf\u00fcr leitet der Buchhalter den Beleg einfach per Knopfdruck aus Tangro an den verantwortlichen Mitarbeiter weiter.<\/p>\n Dieser kann dann fehlende Informationen erg\u00e4nzen, Sachverhalte kommentieren oder den Beleg per Mausklick freigeben. Letzteres ist auch f\u00fcr Non-SAP-User \u00fcberall von unterwegs per Smartphone bzw. Tablet m\u00f6glich \u2013 eine Option, die sich besonders f\u00fcr Mitarbeiter auf Managementebene bew\u00e4hrt hat. Und die weiter zur Prozessbeschleunigung beitr\u00e4gt, denn nun muss nicht mehr gewartet werden, bis der verantwortliche Mitarbeiter wieder im B\u00fcro ist.<\/p>\n Der gesamte Verifizierungsprozess ist dabei \u2013 wie gesetzlich gefordert \u2013 dokumentiert und nachvollziehbar, und zwar von Anfang an. Sobald die Eingangsrechnung gescannt ist, wird sie im Eingangsbuch aufgef\u00fchrt.<\/p>\n \u201eDer ganze Order-to-Pay-Prozess ist transparent geworden und das ist essenziell, wenn man mit Shared-Service-Centern arbeitet. Die Liquidit\u00e4tsplanung kann jetzt viel genauer erfolgen\u201c<\/em><\/p>\n so Sch\u00fcbl.<\/p>\n Beigetragen zur Prozessoptimierung hat auch, dass die Abl\u00e4ufe im Einkauf selbst reorganisiert wurden. Einerseits wurde der Eingang elektronischer Rechnungen per Mail forciert, sodass mittlerweile rund 60 Prozent der Rechnungen elektronisch als PDF eingehen \u2013 Tendenz steigend.<\/p>\n Und andererseits werden jetzt in den Vertriebsgesellschaften, in denen SAP MM im Einsatz ist, alle Bestellungen schon in SAP angelegt. Damit findet eine Pr\u00fcfung schon w\u00e4hrend der Bestellung statt, sodass die Rechnungsdaten im Normalfall stimmen und der Kontrollprozess weiter erleichtert wird.<\/p>\n Optimierungen gibt es bei Kraus & Naimer auch in puncto Hardware: Firmenweit ist \u00fcberall die gleiche Scan-Hard- und -Software im Einsatz, was die IT-Betreuung wesentlich erleichtert. Pro Company gibt es einen zentralen Scan-PC und Scanner, die in \u00d6sterreich beschafft, aufgesetzt, getestet und dann an die jeweiligen Niederlassungen verschickt werden.<\/p>\n Der Rollout ist damit denkbar einfach:<\/p>\n \u201eEinst\u00f6pseln und starten \u2013 schneller geht es nicht\u201c<\/em><\/p>\n so Johann Sch\u00fcbl.<\/p>\n Er ist sich daher sicher, dass die Einf\u00fchrung in Holland, die gerade ansteht, ebenfalls wieder problemlos \u00fcber die B\u00fchne gehen wird. Auch weil die System-Handhabung (SAP look and feel) so einfach ist, dass eine einst\u00fcndige Schulung vollkommen ausreicht, damit die Buchhalter vor Ort das System bedienen k\u00f6nnen.<\/p>\n Kein Wunder also, dass sich die Vorteile der automatisierten Rechnungspr\u00fcfung im ganzen Unternehmen herumgesprochen haben.<\/p>\n \u201eDie Nachfrage ist in allen Gesellschaften riesig\u201c<\/em><\/p>\n sagt Sch\u00fcbl.<\/p>\n \u201eDas Ganze ist ein Selbstl\u00e4ufer geworden.\u201c<\/em><\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Drei Fragen an Tangro-Firmengr\u00fcnder und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Andreas Schumann.<\/p>\n Sie bezeichnen Ihre L\u00f6sungen f\u00fcr die automatisierte Verarbeitung von Eingangsdokumenten als SAP-embedded \u2013 was genau bedeutet das?<\/strong><\/p>\n Andreas Schumann:<\/strong> Bei Tangro findet bereits die Validierung \u2013 also der Abgleich der erkannten Beleginhalte mit den vorhandenen ERP-Daten\u2013 in Echtzeit und SAP-embedded statt.<\/p>\n Welche Vorteile ergeben sich damit f\u00fcr Ihre User?<\/strong><\/p>\n Schumann:<\/strong> Damit gew\u00e4hrleisten wir eine Dokumenteneingangsverarbeitung ohne Medienbr\u00fcche. Bei der Validierung besteht ein direkter Zugriff auf SAP-Daten ohne jeglichen Schnittstellenaufwand.<\/p>\n Au\u00dferdem stehen alle Vorteile der SAP-Landschaft zur Verf\u00fcgung, wie das SAP-Berechtigungskonzept, das SAP-Transportwesen und die SAP-Entwicklungsumgebung. Und User arbeiten in der gewohnten SAP-Umgebung.<\/p>\n Unterscheidet sich Ihre Software damit von anderen L\u00f6sungen f\u00fcr die Dokumenteingangsverarbeitung in SAP?<\/strong><\/p>\n Schumann:<\/strong> Ja. G\u00e4ngige L\u00f6sungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsbelegen sind dem SAP-System vorgelagert. Sie ben\u00f6tigen daher eine eigene Serverlandschaft und erfordern eine Datenextraktion, bevor die Validierung erfolgen kann. Dies ist im Allgemeinen auch der Fall, wenn L\u00f6sungen nur im SAP NetWeaver Stack abgebildet sind.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Unternehmen:<\/strong> Kraus & Naimer Produktion<\/p>\n Firmensitz:<\/strong> Wien, \u00d6sterreich<\/p>\n Branche:<\/strong> elektronische Schaltger\u00e4te<\/p>\n Thema:<\/strong> automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/p>\n Belegvolumen:<\/strong> 30.000 Rechnungen\/Jahr<\/p>\n 230 Benutzer<\/p>\n SAP ERP 6 und EHP7<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Manuelle Prozesse bestimmten die Rechnungsverarbeitung des Schaltger\u00e4teherstellers Kraus & Naimer \u00fcber Standorte und L\u00e4ndergrenzen hinweg. 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