{"id":59943,"date":"2019-07-09T08:44:57","date_gmt":"2019-07-09T06:44:57","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=59943"},"modified":"2020-02-09T00:04:31","modified_gmt":"2020-02-08T23:04:31","slug":"rechnungsverarbeitung-4-0","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/rechnungsverarbeitung-4-0\/","title":{"rendered":"Rechnungsverarbeitung 4.0"},"content":{"rendered":"

Weig versteht sich als industrieller Dienstleister entlang der Wertsch\u00f6pfungskette Karton. Die Gruppe ist Spezialist f\u00fcr Gipskarton, verf\u00fcgt \u00fcber integrierte Kompetenz bei Verpackungskarton und Kartonverpackungen und bietet nachhaltige L\u00f6sungen bei der Entsorgung von Sekund\u00e4rrohstoffen.<\/p>\n

Am Hauptsitz in Mayen, wo die zentralen Verwaltungsbereiche untergebracht sind, laufen alle F\u00e4den zusammen. Die Abl\u00e4ufe der Rechnungseingangsverarbeitung sind aufgrund der Software Tangro IM effizient geb\u00fcndelt.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Rund 45.000 Rechnungen erh\u00e4lt Weig im Jahr, jeweils zur H\u00e4lfte per E-Mail und Post. Die Verarbeitung dieser Belege in SAP war bereits vor Jahren automatisiert worden. Allerdings mit einer L\u00f6sung, die lediglich \u00fcber eine Schnittstelle an das ERP-System angebunden war.<\/p>\n

Mit dem Nachteil, dass alle angelegten Bestellungen und Wareneing\u00e4nge nur einmal t\u00e4glich an SAP \u00fcbertragen und dort verbucht wurden. Diese wichtigen Informationen standen damit immer erst am Folgetag f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung zur Verf\u00fcgung, sodass zur \u00fcblichen Durchlaufzeit des Belegs noch eine weitere, eint\u00e4gige Verz\u00f6gerung hinzukam.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus gab es eine F\u00fclle unterschiedlicher Freigabeprozesse, die die Rechnungspr\u00fcfung weiter verlangsamten. Der Vision von effizienten, transparenten Prozessen entsprach diese alte L\u00f6sung nicht. Vor allem aber war das System auf S\/4 nicht so effizient und stand damit im Widerspruch zur Unternehmensstrategie, S\/4 Hana als f\u00fchrendes ERP-System im ganzen Unternehmen zu nutzen.<\/p>\n

\"Tim<\/em><\/p>\n

\u201eWir wollten auf jemanden bauen, von dem wir wissen, dass er S\/4 Hana unterst\u00fctzt. Mit Tangro haben wir den richtigen Partner gefunden\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Tim Hoffmann von der Group Service IT zur Entscheidung f\u00fcr die Software.<\/p>\n

\u201e\u00dcberzeugt hat uns auch der Praxisbeweis bei einem Referenzkunden, bei dem Tangro bereits auf S\/4 Hana l\u00e4uft.\u201c<\/em><\/p>\n

Die L\u00f6sung zur Rechnungsverarbeitung ist SAP-embedded, kann also ohne Schnittstellen direkt in das SAP-ERP-System eingebunden werden \u2013 auch in S\/4 Hana.<\/p>\n

\u201eAus IT-Sicht vereinfacht die SAP- embedded-Eigenschaft nat\u00fcrlich sehr viel. Lediglich an einer Stelle gab es noch eine kleine Anpassung, dann war die Basissoftware auf unserem S\/4-System lauff\u00e4hig. Das ging alles schnell und unkompliziert\u201c<\/em><\/p>\n

zeigt sich Tim Hoffmann vom Projekt begeistert.<\/p>\n

\u201eWir haben uns sehr gut beraten gef\u00fchlt.\u201c<\/em><\/p>\n

Nur acht Wochen hat es gedauert, bis IM bei Weig produktiv im Einsatz war. Dies war auch der enormen Vorarbeit der beteiligten Mitarbeiter zu verdanken. Seitdem kann das System seine Vorteile in den Fachabteilungen voll ausspielen.<\/p>\n

Der Einkauf und die Rechnungspr\u00fcfung profitieren von der direkten Einbettung der Software in SAP, nicht nur weil die Sachbearbeiter eingehende Rechnungen in der gleichen Umgebung bearbeiten, sondern weil auch ein direkter Zugriff auf SAP-Daten m\u00f6glich ist.<\/p>\n

Das Arbeiten in der gleichen Umgebung erfordert besondere interne Absprachen \u00fcber Arbeitsabl\u00e4ufe. Das \u00dcberpr\u00fcfen, Nachbearbeiten und Erg\u00e4nzen von Belegdaten wird damit wesentlich vereinfacht und beschleunigt.<\/p>\n

Rund 80 Prozent der Rechnungen bei Weig werden mit IM vollst\u00e4ndig automatisch erkannt. Damit erf\u00fcllt das System eine der wichtigsten Anforderungen der Fachabteilungen, wie Alexander Paucar- Bahrs vom Group-Service-Einkauf erkl\u00e4rt:<\/p>\n

\u201eUns war wichtig, dass die Software zur Rechnungseingangsverarbeitung eine m\u00f6glichst optimale Erkennung gew\u00e4hrleistet und bei Bedarf Belege vollst\u00e4ndig automatisch im Hintergrund verbucht.\u201c<\/em><\/p>\n

Insbesondere bei Rechnungen \u00fcber bestandsgef\u00fchrte Artikel, bei denen die Artikelnummer vorhanden und feste Preise hinterlegt sind, ist diese Forderung erf\u00fcllt. Es muss selten etwas erg\u00e4nzt, korrigiert oder genehmigt werden. Die Finanzbuchhalter sind nur noch pro forma dazwischengeschaltet, sichten kurz und buchen dann direkt mit einem Mausklick.<\/p>\n

Plus Business Workflow<\/h3>\n

Bei den \u00fcbrigen Rechnungen hat sich der Aufwand ebenfalls stark reduziert. IM erkennt auch hier einen Gro\u00dfteil der Inhalte automatisch, etwa den Lieferanten, die Bestellnummer und die Positionen.<\/p>\n

Auch Kontierungen, Sachkonten und Steuerkennzahlen werden automatisch gezogen. Zur Freigabe oder zur Kl\u00e4rung von Fragen kommt der Tangro Business Workflow zum Tragen, der alle Workflow-Prozesse automatisiert und elektronisch abwickelt.<\/p>\n

Mit der Implementierung der neuen Workflow-L\u00f6sung wurden gleichzeitig die Abl\u00e4ufe entsprechend der Unternehmensstruktur standardisiert und verschlankt. Jetzt gibt es feste Wertgrenzen, nach denen die Rechnungsfreigabe organisiert ist.<\/p>\n

\"Bild
Effizient verpackt und auch 45.000 Rechnungen automatisch sortiert.<\/figcaption><\/figure>\n

Dar\u00fcber hinaus sorgen Vertreterregelungen f\u00fcr eine verl\u00e4ssliche Verarbeitung von Belegen auch bei Abwesenheiten. Fr\u00fcher musste der abwesende Mitarbeiter seine Vertretung unmittelbar vor der Abwesenheit einrichten. Mit IM ist er in der Lage, seine gesamte Urlaubsplanung im Voraus zu hinterlegen.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich ist die Handhabung so einfach, dass die Fachabteilung das meiste selbst regeln kann: Wenn beispielsweise ein Kollege kurzfristig erkrankt und daher noch keine Vertreterregelung aktiviert ist, lassen sich die laufenden Workflows gesammelt abbrechen, um sie dann gezielt mit der vorgesehenen Vertretung zu starten. Nur bei Sonderf\u00e4llen (zum Beispiel einer langfristigen Erkrankung) greift die IT ein und aktiviert im Hintergrund die Vertretung.<\/p>\n

Rechnungseingangsbuch<\/h3>\n

Weitere Erleichterung bringt ein automatisierter Eskalierungsvorgang, bei dem User, die eine Rechnung noch nicht freigegeben haben, an die Bearbeitung erinnert werden. Den \u00dcberblick \u00fcber alle eingegangenen Belege gew\u00e4hrleistet das Rechnungseingangsbuch mit den eigenst\u00e4ndig eingerichteten Varianten.<\/p>\n

Hier sehen die Mitarbeiter sofort, welche Rechnungen sich im Workflow befinden oder welche Belege sofort gebucht werden k\u00f6nnen. Rechnungen, die unbegr\u00fcndet sind, falsche Inhalte haben oder f\u00e4lschlicherweise bei Weig gelandet sind, k\u00f6nnen im Rechnungseingangsbuch durch die Benutzer direkt aus dem System an den Lieferanten zur\u00fcckgeschickt werden.<\/p>\n

Die Rechnungsverarbeitung wurde auf diese Weise derart beschleunigt, dass sich nun nach wenigen Monaten Produktivbetrieb bereits eine Steigerung der Skontoziehungen bemerkbar macht.<\/p>\n

\u201eDank der Echtzeitverarbeitung k\u00f6nnen wir Rechnungen jetzt schneller buchen und viel \u00f6fter Skonto in Anspruch nehmen\u201c, sagt Alexander Paucar-Bahrs. \u201eAu\u00dferdem haben wir zum ersten Mal die M\u00f6glichkeit, den ganzen Prozess zu reporten. Wir sehen sofort, wo es Probleme gibt. Doppelte Rechnungen erkennt man durch die Echtzeitverarbeitung sofort.\u201c<\/p>\n

Keine Schnittstellen, geringe Wartung<\/h3>\n

Im produktiven Einsatz best\u00e4tigt sich der Optimierungseffekt f\u00fcr die interne IT. \u201eDer Wartungsaufwand wird sich langfristig reduzieren. Es gibt keine Schnittstelle mehr, die wir IT-technisch betreuen und z. B. immer anpassen m\u00fcssen, wenn der Anbieter etwas \u00e4ndert.<\/p>\n

Wir haben ein einziges, zentrales System zur Rechnungsverarbeitung, das mit einer \u00e4hnlichen Benutzerstruktur wie SAP arbeitet. Berechtigungsrollen k\u00f6nnen wir daher \u00fcbernehmen\u201c, z\u00e4hlt Tim Hoffmann die Vorteile auf.<\/p>\n

Vor allem aber ist man bei Weig bereit f\u00fcr die Zukunft: \u201eIndem die Rechnungspr\u00fcfung mit Tangro auf S\/4 Hana erfolgt, sind wir in diesem Bereich auf dem schnellsten System unterwegs und zukunftsweisend aufgestellt.\u201c<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

IT nicht als Erf\u00fcllungsgehilfe, sondern als Prozesstreiber \u2013 mit dieser Denkart und SAP S\/4 als Basis ist man bei der Weig-Gruppe angetreten, den digitalen Wandel zu meistern. Ein wichtiges Ziel: Mehr Effizienz und Transparenz f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/p>\n","protected":false},"author":76,"featured_media":59944,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,30555],"tags":[19701,14150,929],"coauthors":[21846],"class_list":["post-59943","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1906","tag-s-4-hana","tag-schnittstellen","tag-wartung","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/shutterstock_1017256921-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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