{"id":5862,"date":"2013-08-05T00:00:00","date_gmt":"2013-08-04T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=5853"},"modified":"2019-04-01T10:55:19","modified_gmt":"2019-04-01T08:55:19","slug":"fehlerfrei-und-rechtssicher","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/fehlerfrei-und-rechtssicher\/","title":{"rendered":"Automatisierung: fehlerfrei und rechtssicher"},"content":{"rendered":"

Dazu geh\u00f6rt auch der Rechnungsversand. Vor f\u00fcnf Jahren modernisierte das Unternehmen dann das bisherige Verfahren. Den elektronischen Rechnungsversand per EDI nutzte SEW-Eurodrive bereits seit l\u00e4ngerem.<\/p>\n

Das \u00fcberholte, vom Verband Deutscher Automobilindustrie f\u00fcr den elektronischen Datenaustausch entwickelte VDA-Format f\u00fcr elektronische Rechnungen erwies sich jedoch als problematisch.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Zuk\u00fcnftig sollte daher der gesamte elektronische Datenaustausch per Edifact erfolgen.<\/p>\n

Frank Bohnert, Gruppenleiter Business Processes Sales bei SEW-Eurodrive:<\/p>\n

\u201eWir wollten zum einen die Bestandskunden, die noch das bisherige VDA-Format nutzten, auf Edifact umstellen. Damit hatten wir bereits gute Erfahrungen gemacht.<\/em><\/p>\n

Und zum anderen wollten wir weiteren Kunden einen elektronischen Datenaustausch anbieten, um m\u00f6glichst den kompletten Rechnungsversand einheitlich abwickeln zu k\u00f6nnen\u201c<\/em><\/p>\n

Ein weiteres Projektziel war die Auslagerung des Rechnungsversands an einen Dienstleister, der als Multiplikator fungieren sollte.<\/p>\n

Hier stie\u00df man durch Empfehlung eines Kunden auf Basware. Der Purchase-to-Pay-Spezialist verf\u00fcgt \u00fcber eine breite Nutzerbasis im Automobilbereich.<\/p>\n

\u201eAllein diese Tatsache sprach aus unserer Sicht bereits sehr stark f\u00fcr Basware. Trotzdem f\u00fchrten wir die bei uns \u00fcbliche Marktsondierung und Produktevaluierung durch, ehe eine definitive Entscheidung fiel\u201c,<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Frank Bohnert.<\/p>\n

Im Zuge dieses Auswahlprozesses setzte sich die E-Invoicing-L\u00f6sung des finnischen Anbieters durch. Diese erfasst auf Basis eines Druckertreibers kaufm\u00e4nnische Daten vollautomatisch, konvertiert diese, pr\u00fcft sie auf ihre Plausibilit\u00e4t und \u00fcbermittelt die Informationen in einer vorgegebenen Struktur an den Empf\u00e4nger.<\/p>\n

Die Umstellung auf die neue Vorgehensweise beim Rechnungsversand verlief problemlos \u2013 die Mitarbeiter hatten bereits praktische Erfahrung mit dem Edifact-Format.<\/p>\n

Mit nur zwei bis drei Manntagen war der \u00dcbergang auf eine vollautomatisierte Rechnungsstellung geschafft.<\/p>\n

Vom ERP-System in den Rechnungsbeleg<\/h3>\n

Seine Beschaffungsdaten verwaltet SEW-Eurodrive in SAP ERP, aus dem die Daten zur Konvertierung an den Business Integration Server des B2B-Integrationsspezialisten Seeburger gehen.<\/p>\n

Von dort werden anschlie\u00dfend die aufbereiteten Daten im Edifact-Format automatisiert an Basware geleitet.<\/p>\n

\u201eWir haben hier tats\u00e4chlich die maximale Prozessintegration und Automatisierung erreicht\u201c<\/em><\/p>\n

stellt Frank Bohnert fest.<\/p>\n

\u201eDirekter und automatisierter geht es nicht!\u201c<\/em><\/p>\n

Bei der bisherigen Vorgehensweise musste das Unternehmen den Versendungsprozess selbst administrieren. Heute dagegen tritt es nur noch als Sender an Basware als einzigen Partner auf.<\/p>\n

Dieser k\u00fcmmert sich um die anforderungsgerechte Versendung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen Empf\u00e4nger.<\/p>\n

Auch besondere Anforderungen wie die Umsetzung von Kundenw\u00fcnschen bei der Rechnungsstellung \u2013 beispielsweise die Angabe zus\u00e4tzlicher Referenzen f\u00fcr deren Kontierung \u2013 delegiert SEW-Eurodrive.<\/p>\n

\u201eHier nutzen wir Basware auch als koordinierenden Dienstleister\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Bohnert.<\/p>\n

IT-technische Fehler werden dadurch eliminiert, der Betrieb stabil l\u00e4uft, hin und wieder f\u00e4llt durch unklare Bestelldaten eine inhaltliche R\u00fcckfrage bez\u00fcglich einer Rechnung an.<\/p>\n

SEW-Eurodrive plant nun, den urspr\u00fcnglichen Projektumfang auszweiten. Jede eingesparte Bearbeitung eines Papierbelegs bedeutet schlie\u00dflich weniger Kosten \u2013 sowohl f\u00fcr die Kunden als auch f\u00fcr das Unternehmen.<\/p>\n

Selbst wenn Kunden mit einem anderen Dienstleister zusammenarbeiten, \u00e4ndert sich dank der M\u00f6glichkeit des Roamings f\u00fcr den Antriebs-Spezialisten nichts. Denn dadurch ist es m\u00f6glich, die Rechnungsdaten weiterhin nur an einen einzigen Dienstleister zu senden, der dann die Verteilung an weitere Empf\u00e4nger \u00fcbernimmt.<\/p>\n

Vorteil: Zertifizierung<\/h3>\n

Einen besonderen Mehrwert sieht SEW-Eurodrive auch in der Zertifizierung von Basware:<\/p>\n

\u201eDas garantiert uns Rechtssicherheit im Dschungel der Finanzgesetzgebung, ohne dass wir uns um die komplizierten Details k\u00fcmmern m\u00fcssen\u201c<\/em><\/p>\n

so Bohnert.<\/p>\n

\u201eHier verf\u00fcgt Basware \u00fcber umfassende Expertise, die wir uns gelegentlich auch in Form von Beratungsleistungen zunutze machen.\u201c<\/em><\/p>\n

Die Zertifizierung fungiert dabei nicht nur als Referenz und Nachweis rechtssicher dokumentierter Prozesse f\u00fcr die Kunden, sondern auch als Argument, wenn es darum geht, neue Kunden f\u00fcr das elektronische Verfahren zu gewinnen.<\/p>\n

Ausblick: Internationaler Rechnungsaustausch<\/h3>\n

Basware verteilt seit l\u00e4ngerem die Rechnungen von SEW-Eurodrive in Finnland.<\/p>\n

Somit ist durch der Weg f\u00fcr die Ausdehnung des E-Invoicing auf die Landesgesellschaften der SEW-Eurodrive vorbereitet.<\/p>\n

Auch an einer Ausweitung des Services auf andere Dokumente ist das Unternehmen interessiert. Im Blickpunkt steht hier der Kundenbedarf.<\/p>\n

Dabei sind neben der Rechnung auch Bestellungen und Auftragsbest\u00e4tigungen wichtig.<\/p>\n

\u201eEine durchg\u00e4ngige Prozessbetrachtung, wie wir sie mit dem Mehrwertportfolio DriveBenefits pflegen, ist ein schlagkr\u00e4ftiges Argument bei unseren Kunden\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Frank Bohnert.<\/p>\n

\u201eSchlie\u00dflich richtet sich das Augenmerk mittlerweile nicht nur auf Produktionsprozesse, sondern auch auf den kaufm\u00e4nnischen Bereich. Denn hier k\u00f6nnen Unternehmen noch von deutlichen Effizienzsteigerungen profitieren.\u201c<\/em><\/p>\n

\u00dcberblick<\/h3>\n

Anforderungen:<\/strong><\/p>\n