{"id":55372,"date":"2019-01-14T08:00:48","date_gmt":"2019-01-14T07:00:48","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=55372"},"modified":"2022-05-01T10:34:07","modified_gmt":"2022-05-01T08:34:07","slug":"elektronische-personalakte-integriert-in-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/elektronische-personalakte-integriert-in-sap\/","title":{"rendered":"Elektronische Personalakte integriert in SAP"},"content":{"rendered":"

Der Arzneimittelanbieter Biotest deckt die gesamte Wertsch\u00f6pfungskette ab \u2013 von der pr\u00e4klinischen und klinischen Entwicklung von neuen Produkten \u00fcber die Gewinnung des Blutplasmas als zentralem Ausgangsstoff der Plasmaproteinprodukte sowie die Produktion bis zum Marketing und weltweiten Vertrieb. An der Firmenzen\u00adtrale in Dreieich sind mehr als 1000 Mitarbeiter besch\u00e4ftigt.<\/p>\n

Bis Ende 2017 behalf sich die HR-Abteilung von Biotest, die Personalunterlagen chronologisch in H\u00e4ngeregister abzuheften. In diesen befanden sich typische Dokumente, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertr\u00e4ge, Zertifikate, Stammdaten usw.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Dabei erschwerte nicht nur die Menge von etwa 130.000 Blatt das Handling und die Suche nach relevanten Unterlagen, sondern auch die Tatsache, dass keine einheitliche Struktur vorhanden war, nach der die Dokumente abgelegt wurden.<\/p>\n

Hinzu kam, dass die Akten immer mehr Platz in Anspruch nahmen, sodass sich Biotest entschied, seine Personalakten zu digitalisieren, um sie anschlie\u00dfend elektronisch zu verwalten.<\/p>\n

SAP-Integration im Kriterienkatalog<\/h3>\n

\u201eMit der Einf\u00fchrung der elektronischen Personalakte haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine einheitliche Struktur aufzubauen, die die Ablage erleichtert und dokumentengebundene Prozesse optimiert\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Christina Zecher, Kompetenzcenter Verg\u00fctung, Arbeitszeit, Reporting bei Biotest.<\/p>\n

\u201eDar\u00fcber sollen k\u00fcnftig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Akten zugreifen k\u00f6nnen.\u201c<\/em><\/p>\n

Damit die Personalakten \u00fcberhaupt elektronisch verwaltet werden k\u00f6nnen, war zun\u00e4chst die Einf\u00fchrung einer entsprechenden Software notwendig.<\/p>\n

\u201eWir arbeiten viel mit SAP und wollten deshalb eine L\u00f6sung einsetzen, die die elektronischen Personalakten in diese Software integriert\u201c<\/em><\/p>\n

erl\u00e4utert Lisa Raasch, SAP-Beraterin bei Biotest.<\/p>\n

Auf Basis eines definierten Kriterienkatalogs sondierte das Unternehmen die am Markt verf\u00fcgbaren L\u00f6sungen und entschied sich schlie\u00dflich f\u00fcr XFT Personnel File.<\/p>\n

Einheitliche Struktur<\/h3>\n

Biotest entschied sich au\u00dferdem, Tropper, ein auf Dienstleistungen und Produkte f\u00fcr das Verwaltungs-, Informations- und Dokumentenmanagement spezialisiertes Unternehmen aus Leverkusen, an Bord zu holen.<\/p>\n

Der Auftrag war es, die Personalakten zu digitalisieren und in eine einheitliche Struktur zu \u00fcberf\u00fchren. Den Aufbau der Akten erarbeiteten Biotest und Tropper im Rahmen eines Workshops gemeinsam. Insgesamt wurden dabei anhand von Beispielakten 60 Dokumentenarten definiert.<\/p>\n

Au\u00dferdem legten die Projektbeteiligten eine Negativliste fest, also Dokumente, die nicht digitalisiert werden sollten. Hierzu geh\u00f6rten E-Mail-Korrespondenzen und veraltete Urlaubsantr\u00e4ge bzw. Krankmeldungen.<\/p>\n

Altdaten aus Datenschutzkoffern<\/h3>\n

Nachdem die Rahmendaten samt Terminplan feststanden, ging es um die Umsetzung. Tropper holte dazu s\u00e4mtliche Personalakten in Datenschutzkoffern aus Dreieich ab und transportierte sie nach Leverkusen.<\/p>\n

Hier machten sich die Mitarbeiter an die Arbeit und bereiteten die Dokumente f\u00fcr die Digitalisierung vor, indem sie beispielsweise Klammern entfernten oder kleinere Belege auf DIN-A4-Bl\u00e4tter aufklebten.<\/p>\n

Nach dem Scannen wurden die Dokumente im PDF\/A-Format gespeichert und einer umfassenden Qualit\u00e4tssicherung unterzogen. Biotest erhielt die Dateien dann \u00fcber eine sichere SFTP-Verbindung in einem Ordnerverzeichnis.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich erstellte Tropper eine Mapping-Liste, in der s\u00e4mtliche Dateien mit der Personalnummer, dem Datum und der Bezeichnung aufgef\u00fchrt waren.<\/p>\n

\u201eMit dieser Mapping-Liste konnten wir die Dateien dann einfach in XFT hochladen\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Lisa Raasch.<\/p>\n

Ben\u00f6tigte die HR-Abteilung von Biotest w\u00e4hrend der Digitalisierung eine Akte, schickte der Projektleiter diese innerhalb von 24 Stunden verschl\u00fcsselt per E-Mail.<\/p>\n

Fr\u00fche Einbindung der Belegschaft<\/h3>\n

Heute greifen die Mitarbeiter bei Biotest bequem \u00fcber die Suchmasken in XFT auf ben\u00f6tigte Dokumente zu.<\/p>\n

\u201eWir haben die Kollegen von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, sodass sie sich mit der neuen Arbeitsweise identifizieren konnten\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Zecher.<\/p>\n

\u201eSie freuen sich dar\u00fcber, dass sie nun wesentlich schneller auf notwendige Informationen bei der Bearbeitung zugreifen k\u00f6nnen.\u201c<\/em><\/p>\n

Biotest hat ermittelt, dass das Ablegen von Dokumenten in die Personalakten heute viermal z\u00fcgiger und das Finden sogar zehnmal schneller vonstattengeht als bisher.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Biotest, einem weltweit t\u00e4tigen Anbieter von Plasmaproteinprodukten und biotherapeutischen Arzneimitteln, erschwerte die Verwaltung von Personalakten in Papierform zunehmend die Arbeit der HR-Abteilung. Deshalb entschied sich das Unternehmen, die elektronische Personalakte einzuf\u00fchren.<\/p>\n","protected":false},"author":38,"featured_media":55373,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[26129],"tags":[12516,610,3840],"coauthors":[19920],"class_list":["post-55372","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-mag-1811","tag-dokumente","tag-stammdaten","tag-wertschoepfungskette","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/10\/shutterstock_225986779-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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