{"id":54413,"date":"2018-10-08T08:00:06","date_gmt":"2018-10-08T06:00:06","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=54413"},"modified":"2022-05-01T08:41:34","modified_gmt":"2022-05-01T06:41:34","slug":"ki-trifft-human-resources","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/ki-trifft-human-resources\/","title":{"rendered":"KI trifft Human Resources"},"content":{"rendered":"

Die moderne Personalarbeit definiert sich nicht nur \u00fcber die Nutzung digitaler Kan\u00e4le f\u00fcr Recruiting und Bewerbung, sondern schon in der t\u00e4glichen Arbeit mit digitalen Personaldokumenten.<\/p>\n

Um diese optimal zu verwalten, muss nicht nur die reine Ablage verbessert werden, sondern s\u00e4mtliche Prozesse w\u00e4hrend des gesamten Lebenszy\u00adklus eines Dokuments.<\/p>

\"Fullsize\"<\/a><\/div><\/div>\n

Daf\u00fcr sollte eine digitale Personalakte im Zusammenhang mit Dokumenten, Formularen oder Bescheinigungen viele Aufgaben abdecken: Sie muss sie erfassen und erstellen, verwalten, speichern und sicher aufbewahren sowie ausgeben k\u00f6nnen.<\/p>\n

\u201eWenn sich ein Unternehmen f\u00fcr die Digitalisierung seiner Personalakten entschieden hat, ist es damit aber noch nicht getan. Viele Abl\u00e4ufe, die zuvor mit mehr Aufwand h\u00e4ndisch erledigt wurden, m\u00fcssen ebenfalls digital umsetzbar sein\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Stefan Heins, Vorstand von Circle Unlimited.<\/p>\n

Daher hat Circle Unlimited als Anbieter der digitalen Personalakte cuSmarText HR k\u00fcrzlich auch OCR-Erkennung mit KI-F\u00e4higkeiten in seine SAP-integrierte L\u00f6sung aufgenommen.<\/p>\n

\u201eDas bedeutet, dass alle eingehenden Dokumente automatisch erkannt, zugeordnet und klassifiziert werden. Das Programm kann angelernt und den individuellen Dokumenteneigenschaften des Unternehmens angepasst werden\u201c<\/em><\/p>\n

sagt Heins.<\/p>\n

Geht etwa ein Arbeitsvertrag unterschrieben vom Bewerber ein, erkennt das Programm automatisch, dass es sich um einen Arbeitsvertrag handelt und ob das Dokument unterzeichnet wurde.<\/p>\n

\"Stefan<\/h3>\n

Digitale Gehaltsabrechnung<\/h3>\n

Der digitale Versand der Gehaltsabrechnung, ein Zeugnisgenerator sowie das Anzeigen einer Historie im Aktenverlauf machen die Personalarbeit noch leichter.<\/p>\n

\u201eDer digitale Versand der Gehaltsabrechnung ist ein weiterer Schritt zu einer papierlosen Personalarbeit. Entscheidet sich ein Arbeitnehmer f\u00fcr diese Variante, erh\u00e4lt er seine monatliche Abrechnung per verschl\u00fcsselte E-Mail, nachdem er zuvor sein pers\u00f6nliches Passwort gew\u00e4hlt hat\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Heins.<\/p>\n

Der Gro\u00dfteil der schriftlichen Kommunikation mit Mitarbeitern besteht aus Schreiben, Mitteilungen, Formularen, die routinem\u00e4\u00dfig auf bestehenden Mustern basieren.<\/p>\n

Bei der Einf\u00fchrung einer digitalen Aktenl\u00f6sung sollten diese daher auf Basis von Texten und Formularen automatisiert generiert werden, wobei definierbare Regeln und Abfragen das Dokument individualisieren. F\u00fcr viele Unternehmen ist zum Beispiel die automatisierte Erstellung von Zeugnissen von gro\u00dfem Vorteil.<\/p>\n

\u201eDer Personaler greift auf einen Pool von vordefinierten Textpassagen zur\u00fcck. F\u00fcr die Benotung der verschiedenen Beurteilungsbereiche \u2013 von eins bis f\u00fcnf \u2013 wird einfach der passende Textbaustein ausgew\u00e4hlt. Zusammen mit den vorhandenen Daten der Personalakte entsteht so ein standardisiertes und dennoch personalisiertes Zeugnisdokument\u201c<\/em><\/p>\n

so Heins.<\/p>\n

Die generierten Dokumente sollten sich anschlie\u00dfend \u00fcber Standardmechanismen automatisiert im Word-, Excel- oder PDF-Format in der Akte oder aber auch im Archiv archivieren und weiter nutzbar hinterlegen lassen.<\/p>\n

Personalakten enthalten viele personenbezogene Daten, die bei Papierdokumenten nur schwer und wenig differenziert gesch\u00fctzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

\u201eWir haben gro\u00dfen Wert darauf gelegt, dass cuSmarText HR sowohl bei einem Zugriff \u00fcber das SAP-System, per Web oder Mobile App eine extrem detaillierte Berechtigungspr\u00fcfung auf Basis des SAP-Berechtigungskonzepts zur Verf\u00fcgung stellt\u201c<\/em><\/p>\n

so Heins.<\/p>\n

DSGVO-konform<\/h3>\n

Au\u00dferdem sollten alle Eingaben, \u00c4nderungen und Anlagen an einem Vorgang revisionssicher protokolliert werden. Selbstverst\u00e4ndlich ist die digitale Personalakte auch DSGVO-konform. Ein integriertes Regelwerk bietet die M\u00f6glichkeit, f\u00fcr Akten, Dokumentenklassen und -arten differenziert Nutzungszeitdauer, Sperrfristen und automatisierte L\u00f6schmechanismen zu integrieren.<\/p>\n

Zu vordefinierten Zeitpunkten bzw. nach Ablauf von bestimmten Fristen werden automatisiert ohne Zutun eines Mitarbeiters Dokumente und Akten bereinigt und gel\u00f6scht, solange nicht manuell aus bestimmten Ausnahmesituationen heraus gezielt Sperrvermerke zur L\u00f6schung hinterlegt worden sind. Optional k\u00f6nnen Dokumente verschl\u00fcsselt werden, sodass auch der Zugriff \u00fcber Funktionsgruppen mit Sonderberechtigungen eingeschr\u00e4nkt werden kann.<\/p>\n

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Das Personalwesen arbeitet noch oft papierbasiert. Eine digitale Personalakte beschleunigt die Arbeitsabl\u00e4ufe, erh\u00f6ht die Sicherheit von sensiblen Daten und vermeidet Intransparenz. OCR-Erkennung mit KI und der digitale Versand von Gehaltsabrechnungen verbessern die Personalarbeit weiter.<\/p>\n","protected":false},"author":38,"featured_media":54415,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[24724],"tags":[145,14471,12516,11281,1104],"coauthors":[19920],"class_list":["post-54413","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-mag-1809","tag-automatisierung","tag-circle-unlimited","tag-dokumente","tag-dsgvo","tag-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/08\/shutterstock_1130044172-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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