{"id":44804,"date":"2018-07-24T08:00:22","date_gmt":"2018-07-24T06:00:22","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=44804"},"modified":"2022-05-01T10:06:51","modified_gmt":"2022-05-01T08:06:51","slug":"weiterer-e-invoicing-schub","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/weiterer-e-invoicing-schub\/","title":{"rendered":"Weiterer E-Invoicing-Schub"},"content":{"rendered":"

Die Prozesse zur Verarbeitung von bildhaften Eingangsrechnungen im Papierformat und als PDF haben viele Unternehmen in den letzten Jahrzehnten erfolgreich mit Rechnungsverarbeitungsl\u00f6sungen automatisiert und optimiert.<\/p>\n

Ebenso lange schon gibt es elektronisch strukturierte Formate zum Austausch von Rechnungen unter Gesch\u00e4ftspartnern. Weltweit ist jedoch der Anteil elektronischer strukturierter Rechnungen verglichen zum Anteil bildhafter Rechnungen relativ niedrig.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Das liegt zum einen daran, dass Papierrechnungen in vielen L\u00e4ndern traditionell noch dominieren. Zum anderen ist das beliebteste \u201eelektronische\u201c Format f\u00fcr Rechnungen PDF.<\/p>\n

Fakt ist nun mal: Eine PDF-Rechnung enth\u00e4lt keine strukturierten elektronischen Rechnungsinformationen, die zur direkten elektronischen Verarbeitung und bestm\u00f6glichen Digitalisierung erforderlich sind.<\/p>\n

Anscheinend handelt es sich beim E-Invoicing also um einen alten Hut, der trotz vieler Vorteile nur selten getragen wird. Wie l\u00e4sst sich dieses Ph\u00e4nomen begr\u00fcnden, wenn gem\u00e4\u00df einer Studie des Beratungsunternehmens Billentis pro Rechnung 60 bis 80 Prozent der Kosten auf Lieferanten- und Kundenseite eingespart werden k\u00f6nnen?<\/p>\n

Aus folgenden Gr\u00fcnden hielten sich viele Unternehmen unserer Erfahrungen nach beim E-Invoicing bisher zur\u00fcck oder schoben es auf die lange Bank:<\/p>\n

Es wird gerne die Auffassung vertreten, die Technologie sei zu teuer oder zu kompliziert und es herrschten zu viele Formate vor. Ferner gebe es unklare gesetzliche Anforderungen in verschiedenen L\u00e4ndern im Hinblick auf Authentizit\u00e4t, Integrit\u00e4t und Archivierung sowie Unsicherheit der G\u00fcltigkeit des Vorsteuerabzugs.<\/p>\n

Doch Zur\u00fcckhaltung ist mittlerweile keine Option mehr. Durch die Umsetzungspflicht der EU-Norm 2014\/55 in den EU-Mitgliedstaaten bis 2019 wurden die Rahmenbedingungen signifikant ver\u00e4ndert.<\/p>\n

So regelt die genannte Richtlinie die elektronische Rechnungsstellung bei \u00f6ffentlichen Auftr\u00e4gen. Sie verpflichtet \u00fcber 300.000 \u00f6ffentliche Administrationen in EU-L\u00e4ndern ab November 2018\/2019 system- wie prozessm\u00e4\u00dfig fit zu sein f\u00fcrs E-Invoicing. Wichtig dabei: Rein bildhafte E-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne dieser Richtlinie.<\/p>\n

\"Gerrit<\/a><\/p>\n

Die besagte EU-Norm hat eine gro\u00dfe Hebelwirkung aufs E-Invoicing insgesamt. Denn typischerweise sind 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen eines Landes Lieferanten des \u00f6ffentlichen Sektors. Daraus folgt die Notwendigkeit von Lieferanten, \u00f6ffentlichen Auftraggebern \u00fcberwiegend elektronisch strukturierte Rechnungen zu stellen. Dies steigert mittelbar auch die Bedeutung von E-Invoicing im B2B-Markt.<\/p>\n

Es liegt auf der Hand, dass Lieferanten, die zum E-Invoicing mit \u00f6ffentlichen Verwaltungen gezwungen sind, quasi standardm\u00e4\u00dfig elektronische Rechnungen aufgrund der Kostenvorteile an alle ihre Kunden schicken m\u00f6chten.<\/p>\n

Wobei die Rechnungsempf\u00e4nger tendenziell von noch gr\u00f6\u00dferen E-Invoicing-Vorteilen profitieren, da deren m\u00f6gliche Einsparungen fast doppelt so hoch sind. Andererseits: Auch Gesetze k\u00f6nnen den Akteuren Entscheidungen vorwegnehmen \u2013 wie das Beispiel Italien zeigt. Dort wird n\u00e4mlich italienischen Gesch\u00e4ftspartnern E-Invoicing schlicht vorgeschrieben.<\/p>\n

Sp\u00e4testens ab dem 1. Januar 2019 m\u00fcssen in Italien alle inl\u00e4ndischen Rechnungen in einem definierten elektronischen Format ausgestellt, signiert und \u00fcber ein staatliches Rechnungsportal ausgetauscht werden. Wann andere EU-L\u00e4nder dem Beispiel Italien folgen werden, bleibt sicherlich spannend.<\/p>\n

Man muss kein Prophet sein, um voraussagen zu k\u00f6nnen, dass der Trend europaweit zur elektronischen Rechnung hingeht und sich Papier sowie PDF in den n\u00e4chsten Jahren auf ein Minimum reduzieren werden.<\/p>\n

E-Invoicing-Umsetzung<\/h3>\n

Will ein Unternehmen seine internationalen Purchase-to-Pay-Prozesse mit E-Invoicing weiter digitalisieren, gibt es zahlreiche Kriterien zu beachten. Es existieren pro Land verschiedene technische Anforderungen, Formate, \u00dcbertragungswege sowie rechtliche Rechnungsanforderungen, was Inhalte, Pr\u00fcfungen, Aufbewahrungen anbetrifft.<\/p>\n

E-Invoicing-L\u00f6sungen m\u00fcssen sich \u2013 neben der Unterst\u00fctzung der technischen und rechtlichen Anforderungen an Rechnungen \u2013 gut in die bestehende, oft heterogene Systemumgebung integrieren lassen.<\/p>\n

Au\u00dferdem sollten E-Invoicing-L\u00f6sungen \u00fcber ein hohes Ma\u00df an Flexibilit\u00e4t verf\u00fcgen, um sich im Zeitablauf den ver\u00e4nderten Anforderungen an Rechnungen und Kundenumgebung schnell und effizient anpassen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Der Prozess beim E-Invoicing-Eingang stellt sich vereinfacht wie folgt dar: In einem ersten Schritt werden Rechnungen automatisiert \u00fcber verschiedene Eingangskan\u00e4le empfangen.<\/p>\n

\"Seeburger<\/a><\/p>\n

Ein hoher Anteil elektronischer Rechnungen kann l\u00e4nder\u00fcbergreifend nur durch ein umfassendes Angebot an \u00dcbertragungswegen und Eingangsformaten erreicht werden, um die traditionellen Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format abzul\u00f6sen.<\/p>\n

Bei den elektronischen Formaten kann eine zunehmende Dynamik beobachtet werden, die teilweise durch die nationalen Umsetzungen der Norm EU2014\/55, aber auch durch andere Faktoren hervorgerufen wird.<\/p>\n

Nach dem Empfang werden die Rechnungsinhalte aller verschiedenen Formate f\u00fcr die weitere Verarbeitung aufbereitet. Das hei\u00dft, sie werden in einen internen Standard transformiert.<\/p>\n

Dazu werden Rechnungen, die bereits in elektronisch strukturierter Form vorliegen, konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen oder per E-Mail empfangene PDF-Rechnungen werden mittels integrierter OCR-\/Erkennungs-Technologie identifiziert und ex\u00adtrahiert.<\/p>\n

Die extrahierten Daten werden anschlie\u00dfend mit Stamm- und Bestelldaten des ERP-Systems angereichert. Jede Rechnung wird automatisch gepr\u00fcft \u2013 und zwar kundenindividuell, hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln, wie etwa gesetzlichen Anforderungen zum Vorsteuerabzug.<\/p>\n

Idealerweise werden Rechnungen, die allen Regeln entsprechen, automatisch zur Buchung \u00fcbergeben. Alle anderen Rechnungen werden entsprechend der kundeneigenen Richtlinien an einen integrierten Kl\u00e4rungs- oder Freigabeprozess geleitet.<\/p>\n

Die relevanten Personen f\u00fcr die Freigabe oder Kl\u00e4rung von Mengen- und Preisabweichungen werden dazu automatisiert ermittelt.<\/p>\n

Alle Schritte, die eine Rechnung im Pr\u00fcfungsprozess durchl\u00e4uft, werden protokolliert. Der f\u00fcr die Buchung ben\u00f6tigte Rechnungsinhalt wird zum ERP-System des Kunden \u00fcbertragen.<\/p>\n

Die Rechnung selbst, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle werden revisionssicher gem\u00e4\u00df geltenden Landesanforderungen archiviert.<\/p>\n

F\u00fcr die Archivierung bestehen in einigen L\u00e4ndern besonders strenge rechtliche Anforderungen hinsichtlich der Verwendung von Zeitstempeln, digitalen Signaturen und speziellen Verfahrensdokumentationen.<\/p>\n

\"Killinger<\/a><\/h3>\n

On-premise- vs. Cloud-Nutzung<\/h3>\n

F\u00fcr die meisten Kunden eignen sich Cloud- L\u00f6sungen grunds\u00e4tzlich besser als eigenbetriebene L\u00f6sungen f\u00fcrs E-Invoicing. In der Cloud vorgefertigte landesspezifische E-Invoicing-L\u00f6sungen erm\u00f6glichen einen schnellen Einstieg \u2013 unabh\u00e4ngig vom technologischen Stand und der geografischen Verteilung der internationalen Gesch\u00e4ftspartner.<\/p>\n

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-L\u00f6sung ist die Unabh\u00e4ngigkeit vom eingesetzten Buchungssystem, was insbesondere bei sehr heterogenen Systemlandschaften unverzichtbar ist und eine Prozesszentralisierung und Standardisierung erm\u00f6glicht, die anders kaum erreichbar w\u00e4re.<\/p>\n

Rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung sind ein weiterer Aspekt, welcher gut mit einem Cloud-Service erf\u00fcllt werden kann, etwa mit dem Invoice Portal Service von Seeburger.<\/p>\n

Hybride Modelle<\/h3>\n

Hybride Modelle, die den Empfang und die Konvertierung inklusive etwa Signaturpr\u00fcfungen als Cloud-Dienste kombinieren mit anschlie\u00dfender Bearbeitung, Buchung und Archivierung im Eigenbetrieb beim Kunden, k\u00f6nnen ebenfalls eine attraktive L\u00f6sung darstellen.<\/p>\n

Beispielsweise wenn global ein zentrales SAP-System eingesetzt wird und die Bearbeiter (Buchhalter, Freigeber, Eink\u00e4ufer und Administratoren) alle anderen Prozesse ebenfalls in SAP bearbeiten m\u00f6chten.<\/p>\n

Der komplette Eigenbetrieb lohnt sich allenfalls dann, wenn nur wenige gro\u00dfe Gesch\u00e4ftspartner direkt \u00fcbers E-Invoicing anzubinden sind, die jeweils sehr viele Rechnungen aus nur wenigen L\u00e4ndern schicken.<\/p>\n

Sobald Rechnungen von mehreren staatlichen Portalen oder zertifizierten Providern empfangen werden oder verschiedene Signaturstandards zu pr\u00fcfen sind, empfiehlt sich grunds\u00e4tzlich eher ein Cloud-Service, der solche Aufgaben aus dem Stand beherrscht \u2013 gegenw\u00e4rtig wie auch zuk\u00fcnftig.<\/p>\n

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E-Invoicing als Teil einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie ist f\u00fcr viele Rechnungsempf\u00e4nger von einer Option zur Notwendigkeit geworden. Aktuelle Vorgaben der EU sowie nationale Regierungsinitiativen treiben die E-Invoicing-Nutzung beim Rechnungseingang zus\u00e4tzlich.<\/p>\n","protected":false},"author":1533,"featured_media":44805,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,22863],"tags":[5786,39,601,151],"coauthors":[23476,23477],"class_list":["post-44804","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1806","tag-automatisiert","tag-cloud","tag-digitalisierung","tag-e-invoicing","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/06\/Invoice-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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