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<\/a><\/div><\/div>\nDiese Maxime f\u00fchrte auch zur Einf\u00fchrung eines elektronischen Archivs und Dokumenten-Management-Systems in der Westfalen-Gruppe. Sie verfolgte mehrere Ziele:<\/p>\n
Es sollte ein zentraler Zugriff auf Dokumente ohne aufw\u00e4ndiges Verschicken geschaffen werden, um die Bearbeitungszeiten drastisch zu verk\u00fcrzen. Das gew\u00fcnschte System sollte eine enge Integration in SAP erm\u00f6glichen, gleichzeitig aber auch unabh\u00e4ngig von SAP funktionieren.<\/p>\n
Die Struktur der Westfalen-Gruppe mit der Zentrale in M\u00fcnster und internationalen Standorten erforderte als zentrale L\u00f6sung ein stabiles und dennoch flexibles System mit vielseitigen Ausbaum\u00f6glichkeiten, an das sukzessive die Niederlassungen angebunden werden konnten.<\/p>\n
Tiefe SAP-Integration<\/h3>\n
Die Westfalen-Gruppe setzt im Informationsmanagement Doxis4 von SER als unternehmensweite ECM-Plattform ein. Seit dem Start mit einem elektronischen Belegarchiv vor beinahe 20 Jahren wurden die SER-L\u00f6sungen bei der Westfalen-Gruppe kontinuierlich ausgebaut.<\/p>\n
Zu den implementierten ECM-L\u00f6sungen geh\u00f6ren heute unter anderem das zentrale elektronische Archiv, ein separates Personalarchiv mit Anbindung an SAP HR, DMS und Invoice Management im Rechnungswesen sowie die Anbindung an das Westfalen-Kundenportal.<\/p>\n
Voraussetzung f\u00fcr die unternehmensweite Nutzung des ECM war die tiefe Integration mit dem SAP-System. Bei der Westfalen-Gruppe im Einsatz sind unter anderem die SAP-Module f\u00fcr Finanzbuchhaltung, Human Resources, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Instandhaltung (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). Archiviert werden nicht nur die Dokumente und Daten aus SAP, sondern auch Reorganisationsdaten aus den SAP-Datenbanken.<\/p>\n
Es besteht eine enge Kommunikation zwischen den SAP-Modulen und dem ECM-Client. Hinterlegte Automatismen vereinfachen und beschleunigen beispielsweise die Dokumentenablage und vermeiden fehlerhafte Indizierungen.<\/p>\n
Soll z. B. ein Dokument zu einem bestehenden, bereits archivierten Vertrag hinzugef\u00fcgt werden, wird die bei der Ablage des Dokumentes eingegebene Kontraktnummer f\u00fcr eine Pr\u00fcfung gegen das SAP-System genutzt.<\/p>\n
Die in SAP hinterlegten Metadaten werden dann zur Indizierung des neuen Vertragsdokumentes herangezogen. Das initiale Projekt bei der Westfalen-Gruppe hatte die Abschaffung des \u201eBelegtourismus\u201c bei der Rechnungsverarbeitung zum Ziel.<\/p>\n
Aufgrund der r\u00e4umlich dezentralen Struktur der Unternehmensgruppe, mit verteilten Niederlassungen und einem zentralen Rechnungseingang in M\u00fcnster, waren die papierhaften Rechnungsbelege zur Pr\u00fcfung fr\u00fcher per Post durch die Lande geschickt worden.<\/p>\n Ein digitales SER-Archiv mit entsprechendem Workflow verk\u00fcrzte die Durchlaufzeiten bei der Rechnungspr\u00fcfung erheblich. Sp\u00e4ter wurde dann auch die weitere Verarbeitung der Eingangsrechnungen optimiert.<\/p>\n Nach der Archivierung der Rechnungsbelege werden die rechnungsrelevanten Daten mit der Invoice-Management-L\u00f6sung von SER aus den gescannten Rechnungen automatisch ausgelesen und an SAP zur weiteren Verarbeitung bis zur Freigabe der Buchung \u00fcbergeben.<\/p>\n Auch PDF-Rechnungen, die das Unternehmen per E-Mail erreichen, durchlaufen diesen Prozess. Die Mitarbeiter brauchen heute nicht mehr zeitaufw\u00e4ndig nach Rechnungen und dem dazugeh\u00f6rigen Vorgang zu suchen, sondern k\u00f6nnen alle Belege in digitalisierter Form aus SAP heraus aufrufen.<\/p>\n Entsprechend positiv wurde die L\u00f6sung in der Kreditorenbuchhaltung aufgenommen. Die Arbeitsprozesse wurden dadurch erheblich schneller. Abgenommen haben auch Nachfragen von Lieferanten, denn die Auskunftsf\u00e4higkeit der Abteilung hat sich sp\u00fcrbar verbessert.<\/p>\n Personaldokumente der Westfalen-Gruppe werden digitalisiert und in einem separaten Mandanten innerhalb des elektronischen Archivs sicher aufbewahrt. Nur die Mitarbeiter der Personalabteilung haben Zugang dazu.<\/p>\n Das Archiv ist an das f\u00fchrende SAP HR angebunden. Die Suche nach den archivierten Personalbelegen erfolgt \u00fcber die Mitarbeiternamen komfortabel \u00fcber den Windows Client des ECM-Systems.<\/p>\n Die digitalisierten Personalunterlagen enthalten verschiedene Rubriken f\u00fcr Arbeitsvertr\u00e4ge, Lohn- und Gehaltbestandteile, Bewerbungsunterlagen etc., die von der Personalabteilung definiert wurden.<\/p>\n Die Arbeitserleichterung f\u00fcr die Personalsachbearbeiter ist deutlich sp\u00fcrbar, seit sie keine Aktenordner mehr w\u00e4lzen m\u00fcssen. Die Datenhaltung findet im SAP-System statt, alle zus\u00e4tzlichen Dokumente sind im angegliederten Archiv abgelegt.<\/p>\n Eine L\u00f6sch\u00adfunktion erm\u00f6glicht die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nach L\u00f6schbarkeit bestimmter Dokumente. So k\u00f6nnen z. B. Abmahnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus den Personalunterlagen auch wieder entfernt werden.<\/p>\n Die Inbound-Management-Komponente des ECM-Systems wird auch f\u00fcr die automatisierte Verarbeitung von Z\u00e4hlerkarten eingesetzt. Mit dem InboundMaster werden aus den Z\u00e4hlerkarten die gemeldeten Z\u00e4hlerst\u00e4nde f\u00fcr den Gasverbrauch der Westfalen-Kunden automatisch ausgelesen und an das f\u00fchrende SAP-System \u00fcbergeben.<\/p>\n Ohne Software-Unterst\u00fctzung war die manuelle Datenerfassung sehr langwierig und fehleranf\u00e4llig. Mithilfe des auf den Z\u00e4hlerkarten enthaltenen Barcodes werden die Z\u00e4hlerkarten au\u00dferdem automatisch indiziert und der richtigen elektronischen Kundenakte zugeordnet.<\/p>\n Im Kundenportal der Westfalen-Gruppe k\u00f6nnen sich die Kunden mit ihren Log-in-Daten anmelden. Dort haben sie jederzeit Zugriff auf ihre Bestell- und Lieferdaten sowie auf Produktinformationen wie Sicherheits- und Produktdatenbl\u00e4tter.<\/p>\n F\u00fcr Westfalen bedeutet diese Art der Informationsbereitstellung eine gro\u00dfe Arbeitserleichterung, m\u00fcssten die Dokumente doch sonst als Papierausdruck, per Fax oder E-Mail an die Kunden verschickt werden.<\/p>\n Das SER-Archiv ist mit dem Intrexx-Kundenportal integriert und dient als Content Repository f\u00fcr die \u00fcber das Portal bereitgestellten Inhalte. Alle zur Digitalisierung bestimmten Eingangsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Kundenakten, Z\u00e4hlerkarten, Inventurbelege etc. treffen heute in der Westfalen-Zentrale in M\u00fcnster ein und werden von den Mitarbeitern der Poststelle an die Scanabteilung weitergeleitet.<\/p>\n Dort werden jeden Tag Tausende Dokumentseiten eingescannt und automatisiert in die elektronischen Postk\u00f6rbe der Fachabteilungen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.<\/p>\n Die ECM-Plattform ist in SAP integriert. Die im Archiv aufbewahrten Belege stehen in allen SAP-Anwendungen direkt auf Knopfdruck zur Verf\u00fcgung. So werden die Gesch\u00e4ftsprozesse der Gruppe optimal unterst\u00fctzt, alle Bereiche arbeiten \u00e4u\u00dferst effizient.<\/p>\n \u201eDurch Doxis4 sind wir besonders performant und reaktionsschnell, sowohl Kunden als auch Lieferanten gegen\u00fcber\u201c<\/em><\/p>\n konstatiert Ingo K\u00f6ster, Leiter IT-Applikationsmanagement der Westfalen-Gruppe. In den vergangenen 20 Jahren ist das SER-System immer weiter ausgebaut worden.<\/p>\n \u201eWir haben mittlerweile nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit der ECM-L\u00f6sung ausgestattet, von der Instandhaltung \u00fcber die Produktion bis hin zum Vertrieb, der z. B. die elektronisch abgelegten, kundenbezogenen Dokumente intensiv nutzt\u201c<\/em><\/p>\n so Ingo K\u00f6ster.<\/p>\n Alle Gesch\u00e4ftsbereiche und Sparten der Westfalen-Gruppe nutzen die Funktionen des Archiv-Systems sowohl national als auch international in allen Gesellschaften.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Thema:<\/strong> Von der automatisierten Beleglesung \u00fcber papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung<\/p>\n Branche:<\/strong> Gase, Energieversorgung, Tankstellen<\/p>\n Mitarbeiter:<\/strong> Circa 1700<\/p>\n Zusammenarbeit:<\/strong> SER-Kunde seit 1998<\/p>\n ECM-L\u00f6sungen:<\/strong> Doxis4 iECM-Suite, u. a. mit Archiv, DMS und Invoice Management im Rechnungswesen, Personalarchiv sowie Anbindung an das Kundenportal<\/p>\n SAP-Module:<\/strong> SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM u. a.<\/p>\n User:<\/strong> 500 Westfalen-Mitarbeiter, bis zu 100.000 Kunden \u00fcber das Von der automatisierten Beleglesung \u00fcber papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung \u2013 im Informationsmanagement setzt die Westfalen-Gruppe auf integrierte L\u00f6sungen mit SAP und ECM.<\/p>\n","protected":false},"author":1457,"featured_media":36651,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,20118],"tags":[1258,15137,556,236,21581],"coauthors":[21830],"class_list":["post-35391","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1804","tag-dms","tag-doxis4","tag-ecm","tag-sap","tag-sap-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",400,168,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-768x323.jpg",768,323,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-100x42.jpg",100,42,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-480x202.jpg",480,202,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-640x269.jpg",640,269,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-720x302.jpg",720,302,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-960x403.jpg",960,403,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":" 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