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<\/a><\/div><\/div>\nIm Wesentlichen gibt es zwei Arten von Formularen: jene, die dem reinen Nachweis einer T\u00e4tigkeit wie einer \u00dcberpr\u00fcfung dienen, und jene, die einen Folgeprozess im Unternehmen ausl\u00f6sen.<\/p>\n
Je nach Unternehmen und Branche kann es bis zu Hunderte Auspr\u00e4gungen dieser beiden Arten im Service- oder Instandhaltungsbereich geben. Dazu geh\u00f6ren unter anderem Wartungschecklisten, Zustandsbewertungen oder Funktionspr\u00fcfungen von Anlagen oder Checklisten f\u00fcr technische Objekte. Auch die Zustandsbewertung von Fremdanlagen l\u00e4sst sich in einem Formular ausf\u00fcllen.<\/p>\n
Vorteile der Digitalisierung<\/h3>\n
Das Digitalisieren von Formularen und Checklisten ist ein wesentlicher Schritt, um den Instandhaltungs- und Serviceprozess durchg\u00e4ngig elektronisch abzubilden. Die Vorteile aus der Digitalisierung liegen auf der Hand:<\/p>\n
Zum einen ist dadurch sichergestellt, dass der Techniker die richtige Checkliste zum richtigen Zeitpunkt ausf\u00fcllt und auch nur dann abschlie\u00dfen kann, wenn sie vollst\u00e4ndig ist.<\/p>\n
Dies ist vor dem Hintergrund von gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsabl\u00e4ufen oder vertraglich vereinbarten Leistungen ein wesentlicher Vorteil. Zum anderen muss der Innendienst die ausgef\u00fcllten Formulare oder Checklisten anschlie\u00dfend nicht mehr manuell ins Back-End-System \u00fcbertragen oder einscannen.<\/p>\n
Dies vermeidet Fehler, verbessert die Datenqualit\u00e4t und spart Zeit. Durch die digitale \u00dcbertragung der Daten in die Back-End-Systeme k\u00f6nnen zudem schlechte Werte bei Zustandserfassungen eine fr\u00fchere Wartung einer Maschine ausl\u00f6sen und somit einen potenziellen Ausfall und Stillstand einer Anlage vermeiden (Predic\u00adtive Maintenance).<\/p>\n
Digitalisierte Formulare machen Instandhaltungs- und Serviceprozesse zudem deutlich flexibler und anpassungsf\u00e4higer. Aktualisierte Dokumente werden zentral vom Server geladen und im Hintergrund aktualisiert.<\/p>\n
So lassen sich Updates kosteng\u00fcnstig und effizient ausrollen. Auch einen Vertrag kann ein Formular generieren. \u00c4ndern sich die Marktanforderungen, kann ein Unternehmen die vertraglichen Leistungen in dem Formular anpassen und somit sehr schnell und l\u00fcckenlos reagieren.<\/p>\n
Im Gegensatz zu Papierformularen ziehen ihre digitalen Pendants die Daten direkt aus dem Gesch\u00e4ftsprozess. Deswegen bieten sie viel mehr M\u00f6glichkeiten in der Darstellung und sollten entsprechend neu gestaltet werden und keine reine Nachbildung der Papierversionen sein.<\/p>\n
Manche digitalen Formularl\u00f6sungen k\u00f6nnen \u00fcber Skripte lesend auf die Stammdaten des f\u00fchrenden Systems wie zum Beispiel SAP ERP zugreifen. Dies hat den Vorteil, dass viele Daten automatisch in das Formular \u00fcbernommen werden k\u00f6nnen und der Techniker sie nicht mehr h\u00e4ndisch ausf\u00fcllen oder ausw\u00e4hlen muss.<\/p>\n Dies k\u00f6nnen zum Beispiel der Name des Technikers, die Auftragsdetails oder der Kundenname mit Adresse sein. Auch Eingabefelder lassen sich zum Beispiel auf Basis von Merkmalen oder Messpunkten am technischen Objekt, von Messwerterfassungslisten oder Codegruppen dynamisch erzeugen.<\/p>\n Werte, die \u00fcber Checklisten erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert als Dokument bzw. Datei (z. B. PDF) als auch strukturiert als Datensatz (z. B. ein Messwert) in Back-End-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics oder anderen Systemen) speichern.<\/p>\n Eine strukturierte R\u00fcckmeldung kann zum Beispiel f\u00fcr die Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten) oder Stammdaten (als Merkmale zu Ger\u00e4ten) erfolgen.<\/p>\n M\u00f6chte ein Unternehmen seine Formulare digitalisieren, sollte es zun\u00e4chst die Ausgangssituation analysieren und eine Bestandsaufnahme der existierenden Formulare machen.<\/p>\n Dann sollte untersucht werden, ob es Formulare gibt, die redundant sind und zusammengefasst werden k\u00f6nnen oder auf die das Unternehmen zuk\u00fcnftig sogar ganz verzichten kann.<\/p>\n Auch die Empf\u00e4nger von Formularen, zum Beispiel Kunden, sollte man in diesen Prozess einbeziehen, um deren Feedback und Anforderungen zu ber\u00fccksichtigen. In einem Pilotprojekt sollte die Fachabteilung dann mit einer Auswahl von drei bis f\u00fcnf Formularen starten und diese im Betrieb testen.<\/p>\n Gegebenenfalls macht es auch Sinn, eine Aufteilung in reine Nachweisdokumente ohne Folgeprozesse und in \u201eintelligente\u201c Formulare zu machen, die einen weiteren Prozess ausl\u00f6sen.<\/p>\n Die zweite Variante wird dabei deutlich lohnender im Hinblick auf die Zeit- und Kostenersparnis durch die Digitalisierung sein, es sei denn, die Menge an reinen Nachweisdokumenten ist deutlich gr\u00f6\u00dfer.<\/p>\n Welche mobilen Endger\u00e4te sich am besten f\u00fcr die Bearbeitung von digitalen Formularen eignen, h\u00e4ngt wesentlich von den Umst\u00e4nden der Eingabe ab. Ein Servicetechniker, der einen Sendemast \u00fcberpr\u00fcfen muss, ist mit einem kleinen, leichten Ger\u00e4t besser bedient als mit einem Laptop.<\/p>\n Je komplexer und umfangreicher die Checklisten und Formulare eines Unternehmens allerdings sind, desto gr\u00f6\u00dfer sollte das mobile Endger\u00e4t sein, um eine \u00fcbersichtliche Eingabe zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n Tablets sowie Convertibles und Laptops bieten hier einen h\u00f6heren Benutzerkomfort, um auch l\u00e4ngere Freitexte mit einer (zus\u00e4tzlichen) Tastatur zu erstellen.<\/p>\n Checklisten lassen sich entweder manuell \u2013 zum Beispiel bei der Erstellung eines Auftrags f\u00fcr jede Anlage individuell \u2013 oder durch einen Automatismus im Back-End-System, das hei\u00dft mithilfe von Regeln und Daten aus dem Back-End (z. B. \u00fcber einen Wartungsplan bei SAP), erstellen.<\/p>\n Ein Wartungsplan enth\u00e4lt wiederkehrende Pr\u00fcfungen mit bestimmten Zyklusinformationen wie zum Beispiel einer j\u00e4hrlichen Pr\u00fcfung und erzeugt bei F\u00e4lligkeit automatisch einen Pr\u00fcfauftrag.<\/p>\n Das zu pr\u00fcfende Objekt ist im Auftragskopf als technischer Platz (oder alternativ als Equipment) aufgef\u00fchrt. Zu diesem Objekt wird ein Pr\u00fcflos generiert, das mobil als Checkliste oder Formular angezeigt und bearbeitet werden kann.<\/p>\n Um eine \u00dcbernahme und Speicherung fehlerhafter Daten zu vermeiden, sollte bereits w\u00e4hrend der Eingabe eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem ERP-System erfolgen.<\/p>\n Da diese \u00dcberpr\u00fcfung auch im Offline-Modus funktionieren sollte, ist es erforderlich, diese Regeln auch im Formular zu hinterlegen. Daf\u00fcr sollte das intelligente Formular \u00fcber eine gewisse Komplexit\u00e4t verf\u00fcgen, um umfangreiche Pr\u00fcfregeln umsetzen zu k\u00f6nnen, die \u00fcber eine reine \u00dcberpr\u00fcfung von Pflichtfeldern hinausgehen.<\/p>\n Die Erstellung von einfachen, statischen Checklisten und Formularen erfordert Grundkenntnisse in einer Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdateien wie zum Beispiel XML.<\/p>\n Nach einer Schulung kann dies die Fachabteilung \u00fcbernehmen. Die Darstellung von dynamischen Abh\u00e4ngigkeiten innerhalb von komplexeren Formularen erfordert meist Entwickler-Kenntnisse.<\/p>\n Deswegen wird die Erstellung dieser Formulare eher die IT- als die Fachabteilung \u00fcbernehmen oder beide Abteilungen in Zusammenarbeit. Bei der Wahl des Tools zur Erstellung von digitalen Formularen sollten Unternehmen bedenken, dass sie f\u00fcr halbautomatisch oder vollautomatisch generierte Formulare eine Entwicklungsumgebung ben\u00f6tigen, in der sie mit Testdaten das Verhalten der Formulare pr\u00fcfen und Fehlerf\u00e4lle eingrenzen k\u00f6nnen.<\/p>\n Das digitale Formular, das der Techniker ausf\u00fcllt, unterscheidet sich in der Regel vom Layout des finalen PDF-Formulars f\u00fcr den Kunden, das je nach Branche und Unternehmen gesetzlichen Auflagen unterliegt oder CI-Richtlinien entsprechen muss.<\/p>\n Die Bearbeitungssicht ist darauf ausgerichtet, eine anwenderfreundliche, \u00fcbersichtliche und schnelle Eingabe zu erm\u00f6glichen, bei der das Layout eine untergeordnete Rolle spielt.<\/p>\n F\u00fcr die Erstellung des Layouts der PDF-Formulare k\u00f6nnen Unternehmen meist auf ein Standarddesign zur\u00fcckgreifen oder es individuell gestalten. Mit einem Designer-Tool k\u00f6nnen Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag-and-drop platziert werden und Formatierungen vorgenommen werden.<\/p>\n Zur Anpassung an das Corporate Design eines Unternehmens lassen sich Logos und andere grafische Elemente einfach in das Dokument integrieren. F\u00fcr die Erstellung k\u00f6nnen Unternehmen auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen.<\/p>\n Formulare und Checklisten sollten wie die mobile Software, die f\u00fcr die Auftragsabwicklung zum Einsatz kommt, zu behandeln sein. Sie sollten sich zentral erstellen, pflegen und verteilen lassen.<\/p>\n Wenn ein Software-Update vom Administrator verteilt wird, sollte auch der Roll-out aktualisierter Formulare \u00fcber einen \u00e4hnlich automatisierten, zentralisierten Prozess funktionieren.<\/p>\n Daher ist es ratsam, sich fr\u00fchzeitig Gedanken zu machen, wie Updates effizient und vollst\u00e4ndig durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen, sodass sie den Arbeitsprozess des Mitarbeiters vor Ort nicht unn\u00f6tig behindern.<\/p>\n Formulare lassen sich in verschiedenen Sprachen anlegen und f\u00fcr spezifische Nutzergruppen zuweisen. So ist sichergestellt, dass je nach Landessprache das gew\u00fcnschte Formular angezeigt wird.<\/p>\n Weiterhin bietet sich die Option, das Formular in einer anderen Sprache auszuf\u00fcllen (z. B. mit definierten Textbl\u00f6cken), als sie letztendlich dem Kunden zur Verf\u00fcgung gestellt wird. Deswegen sollten zumindest die beschreibenden Texte nicht \u201ehart\u00adkodiert\u201c und zudem variabel sein, je nachdem, ob der Techniker das Formular ausf\u00fcllt oder druckt.<\/p>\n Viele Unternehmen nutzen im Service und der Instandhaltung Formulare \u2013 oft noch in Papierform. Prozesse werden jedoch h\u00e4ufig bereits digital abgebildet. Die entstehenden Medienbr\u00fcche erh\u00f6hen das Fehlerpotenzial und schaden der Wettbewerbsf\u00e4higkeit. Dabei w\u00e4ren diese durchaus vermeidbar.<\/p>\n","protected":false},"author":63,"featured_media":36753,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,20719],"tags":[606,601,4809,138,816],"coauthors":[21836],"class_list":["post-34541","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1803","tag-daten","tag-digitalisierung","tag-instandhaltung","tag-sap-erp","tag-service","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",400,183,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-768x352.jpg",768,352,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-100x46.jpg",100,46,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-480x220.jpg",480,220,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-640x293.jpg",640,293,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-720x330.jpg",720,330,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-960x440.jpg",960,440,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",1000,458,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",600,275,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk.jpg",600,275,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_327098783_cmyk-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":" Viele Unternehmen nutzen im Service und der Instandhaltung Formulare \u2013 oft noch in Papierform. 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