{"id":34512,"date":"2018-03-27T07:00:04","date_gmt":"2018-03-27T05:00:04","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=34512"},"modified":"2022-05-01T09:39:42","modified_gmt":"2022-05-01T07:39:42","slug":"process-mining-es-werde-licht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/process-mining-es-werde-licht\/","title":{"rendered":"Process Mining: Es werde Licht"},"content":{"rendered":"

Wer hat einen Prozess wann, warum und wof\u00fcr angelegt? Nach welchem Schema verl\u00e4uft er? Gibt es Prozessvarianten, die durch unterschiedliche Parameter gesteuert sind?<\/p>\n

Diese Fragen k\u00f6nnen viele Unternehmen nicht beantworten und ihre betrieblichen Abl\u00e4ufe nicht optimieren \u2013 mit der Folge, dass sie weder ihre Transparenz steigern noch die Kosten senken und von Wettbewerbsvorteilen profitieren k\u00f6nnen. Insbesondere f\u00fcr \u00adUnternehmen im Finance-Umfeld ist eine transparente, aktuelle Dokumentation Pflicht.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Nur so k\u00f6nnen Wirtschaftspr\u00fcfer oder Revisionsabteilungen Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten und Verst\u00f6\u00dfe gegen Com\u00adpliance-Richtlinien in Prozessen identifizieren und nachweisen, dass Firmen normative Vorgaben wie die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) der BaFin (Bundesanstalt f\u00fcr Finanzdienstleistungsaufsicht) einhalten.<\/p>\n

Prozesse sichtbar machen<\/h3>\n

Durchblick gew\u00e4hrt das Process Mining. Es macht die in Technik verborgenen Prozesse sichtbar. Als Bestandteil des Business-Process-Managements (BPM) erm\u00f6glicht es, Prozesse aus ihren digitalen Spuren in ERP-, CRM- oder propriet\u00e4ren Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten.<\/p>\n

Viele Unternehmen wissen nicht, wie viele digitale Abl\u00e4ufe es gibt, wie sie chronologisch vonstattengehen, wie sie zusammenh\u00e4ngen, welche Prozessvariante wie viele Anwender wie h\u00e4ufig durchlaufen \u2013 und was das kostet.<\/p>\n

Ausgangspunkt des Process Mining ist eine Sammlung der Prozessschritte. Mit statistischen Modellen l\u00e4sst sich dann der Kernprozess ermitteln, der als Basis f\u00fcr alle Prozessabl\u00e4ufe Abweichungen offenbart.<\/p>\n

In SAP besonders gut<\/h3>\n

Ein System, das eine besonders gute Analyse der digitalen Spuren erm\u00f6glicht, ist SAP ERP. In vielen Unternehmen seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten im Einsatz, haben verschiedenste Anwender f\u00fcr sich relevante Prozesse im Laufe der Zeit angepasst und damit unz\u00e4hlige Prozessvarianten geschaffen.<\/p>\n

Die Folge: Den urspr\u00fcnglichen Standardprozess wendet niemand mehr an \u2013 sofern er \u00fcberhaupt noch bekannt ist. Betriebliche Abl\u00e4ufe in den Modulen SD, CRM, FICO, PP und MM lassen sich mittels Process Mining zielf\u00fchrend unter die Lupe nehmen:<\/p>\n

Da jede noch so kleine Transaktion optimal dokumentiert ist, k\u00f6nnen Unternehmen aussagekr\u00e4ftige Ergebnisse gewinnen, auf deren Basis sie die entsprechenden Prozesse im Nachhinein anpassen beziehungsweise optimieren k\u00f6nnen \u2013 f\u00fcr einen Zugewinn an Effizienz.<\/p>\n

Bestellanforderung in SAP anlegen<\/h3>\n

Der Standardprozess beinhaltet nur wenige Schritte: Bestellanforderung im SAP-ERP-System eingeben, an Prozessfreigeber senden, von ihm pr\u00fcfen und freigeben lassen. In der Realit\u00e4t kann sich der Prozess aber ganz anders gestalten:<\/p>\n

Mitarbeiter A schickt eine E-Mail an Mitarbeiter B mit der Bitte, den Prozess einer Bestellanforderung in SAP anzulegen. Daraufhin sammelt Mitarbeiter B relevante Informationen in einer Excel-Liste und legt sie auf dem Server ab \u2013 bereits eine Abweichung zum definierten Standardprozess.<\/p>\n

Da Mitarbeiter B der Arbeitsanweisung nicht ohne Freigabe des Vorgesetzten von A nachkommen darf, fragt er den Chef per E-Mail, ob er die Bestellung ausl\u00f6sen darf \u2013 eine weitere Abweichung.<\/p>\n

Als Reaktion auf die Freigabe des Vorgesetzten schickt Mitarbeiter B die Bestellung an den Lieferanten, ohne zuvor eine Bestellanforderung in SAP anzulegen \u2013 schlie\u00dflich dr\u00e4ngt die Zeit.<\/p>\n

Das hat zur Folge, dass im ERP-System weder eine Bestellanforderung noch eine Freigabe vermerkt ist. Wie es dazu gekommen ist \u2013 und warum \u2013, kann im Nachhinein niemand mehr nachvollziehen.<\/p>\n

\"Andre<\/a><\/p>\n

Einkaufsprozess in SAP analysieren<\/h3>\n

Daneben kann Process Mining zum Beispiel auch \u00fcber den Status quo des Einkaufsprozesses und m\u00f6gliche Varianten Aufschluss geben. Indem man relevante Kennzahlen erhebt, lassen sich Abweichungen zum definierten Standardprozess aufdecken:<\/p>\n

Welche Lieferanten durchlaufen welche Prozessvarianten? In welcher Zeit? Wie h\u00e4ufig? So kann sich beispielsweise herausstellen, dass nur ein einziger Zulieferer vom Hauptprozessstrang abweicht.<\/p>\n

Unter Ber\u00fccksichtigung von Kennzahlen wie Mengen, Zeit und Kosten ergibt sich dann vielleicht die Notwendigkeit, sich von ihm zu trennen, weil der abweichende Prozess zu hohe Kosten verursacht, oder aber den Prozess f\u00fcr alle Lieferanten anzupassen, weil die Variante sehr viel effizienter ist.<\/p>\n

Vertriebsprozess in SAP untersuchen<\/h3>\n

Process Mining kann auch im Kunden\u00adbeziehungsmanagement wertvolle Erkenntnisse liefern. Vertriebler dokumentieren verschiedene Schritte der Neu\u00adkundengewinnung, wie etwa Vertriebschancen bewerten, Termin vereinbaren, Termin durchf\u00fchren etc., im SAP-CRM-Modul.<\/p>\n

Auf Lead-Ebene l\u00e4sst sich dann genau herausfinden, wie lange es dauert, einen Lead zu gewinnen oder zu schlie\u00dfen, was die Akquise eines Neukunden kostet, wie lange sie dauert und wie viele parallel verlaufende Prozess\u00e4ste es gibt.<\/p>\n

Betrachtet man die Kosten pro Lead, k\u00f6nnte es sich zeigen, dass in einer bestimmten Lead-Gruppe die Kosten zu hoch und die Margen zu gering sind. Dann w\u00e4re eine Ma\u00dfnahme, sich zuk\u00fcnftig nicht mehr mit dieser Zielgruppe zu besch\u00e4ftigen.<\/p>\n

Visualisieren und modellieren<\/h3>\n

Licht ins Dunkel bringt die Prozessvisualisierung. Sind Prozesse in Dashboards, Diagrammen, Tabellen und Tachoelementen dargestellt, k\u00f6nnen Unternehmen einfach nachvollziehen, wie Prozesse samt Varianten ablaufen und wie sie verkn\u00fcpft sind.<\/p>\n

Auf Basis der Visualisierung ist es m\u00f6glich, einzelne Abl\u00e4ufe zu modellieren: Man \u00fcbertr\u00e4gt Prozessabl\u00e4ufe in ein standardisiertes Modell, das Prozessinformationen wie In- und Outputs, beteiligte Rollen, Dokumente und IT-Systeme beinhaltet.<\/p>\n

Umfangreiche Analysen und Simulationen erlauben dann, Prozesse zu bewerten und Optimierungspotenziale aufzudecken. Ist nachvollziehbar, wie ein Gesamtprozess mit allen Varianten abl\u00e4uft, k\u00f6nnen Unternehmen Modifikationen abbauen und einen effizienten Prozess definieren.<\/p>\n

Neben der Prozessvisualisierung sollte die Process-Mining-L\u00f6sung auch die Prozessfreigabe unter Ber\u00fccksichtigung der Governance-Vorgaben unterst\u00fctzen. Das erlaubt, Mitarbeitern Rollen wie Prozesseigner, -freigeber oder -pr\u00fcfer zuzuweisen und eine automatisierte Freigabe zu eta\u00adblieren.<\/p>\n

Sind die Daten sauber versioniert und zentral abgelegt, ist f\u00fcr eine l\u00fcckenlose Dokumentation gesorgt. Um die Mitarbeiter entsprechend zu informieren, sollte das Tool eine einfache Publizierung unterst\u00fctzen und Informationen zu Risiken, Kennzahlen und IT-Systemen bereitstellen. Au\u00dferdem sollten sich Mitarbeiter in die Prozessgestaltung einbringen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Auswerten in der Cloud<\/h3>\n

Um eine Prozessdokumentation automatisiert zu erstellen, braucht es einen Algorithmus, der prozessrelevante Informationen aus allen IT-Systemen und Applikationen in das BPM-Tool einspielt.<\/p>\n

\u00dcber Konnektoren zu SAP ERP, Microsoft Dynamics CRM und propriet\u00e4ren IT-L\u00f6sungen l\u00e4sst es sich an Bestandssysteme nahtlos anbinden. Das erlaubt, Informationen zielf\u00fchrend abzugleichen, bedarfsgerecht aufzubereiten und gewinnbringend zu nutzen.<\/p>\n

Idealerweise ist eine Process-\u00adMining-Software fester Bestandteil eines BPM-Systems (BPMS), das die Prozess\u00adplanung, -ausf\u00fchrung, -analyse und -optimierung unterst\u00fctzt. Eine Monitoring-\u00adKomponente sollte es gestatten, Kennzahlen zu erfassen, zu \u00fcberwachen und auszuwerten.<\/p>\n

F\u00fcr maximale Flexibilit\u00e4t ist gesorgt, wenn sich das BPM-System in der Cloud betreiben und bedarfsgerecht anpassen l\u00e4sst. So k\u00f6nnen Anwender auf zyklische Lastspitzen mit einem individuellen Ressourcenmanagement reagieren.<\/p>\n

Augen auf bei der Anbieterauswahl<\/h3>\n

Neben dem Funktionsumfang ist auch der IT-Dienstleister wichtig. Idealerweise bietet er eine BPM-Suite mit Process Mining als Teilkomponente. Ein gro\u00dfer, interna\u00adtionaler IT-Systemintegrator mit Erfahrung in allen Branchen hat die n\u00f6tige Man\u00adpower und Erfahrung f\u00fcr komplexe BPM-Projekte.<\/p>\n

Im Idealfall bietet er Unternehmen State-of-the-Art-Technologie und stellt ihnen kompetente, erfahrene Prozessberater zur Seite, die sie in technischen Belangen wie Setup, Integration und Inbetriebnahme sowie dem Auslesen der Daten aus IT-Systemen unterst\u00fctzen \u2013 f\u00fcr eine zielf\u00fchrende Prozessoptimierung und ein wirksames Change-Management.<\/p>\n

Wenn der Dienstleister \u00fcber das BPM-Projekt hinaus wertvolle Hilfestellung leistet, k\u00f6nnen Unternehmen dank Process Mining wettbewerbsf\u00e4higer, innovativer und damit langfristig erfolgreicher werden.<\/p>\n

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Gewachsene und in verschiedenen Systemen umgesetzte Prozesse sind meist nicht definiert und dokumentiert. Ohne transparente, aktuelle und einheitliche Prozessdokumentation ist der Aufwand zur Aneignung des Prozesswissens unn\u00f6tig hoch \u2013 zumal die Intransparenz sehr teuer ist.<\/p>\n","protected":false},"author":1424,"featured_media":36716,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,20719],"tags":[124,15771,11189,6049,4277,15155,138,21426,10761],"coauthors":[21823],"class_list":["post-34512","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1803","tag-crm","tag-fico","tag-finance","tag-mm","tag-process-mining","tag-risikomanagement","tag-sap-erp","tag-sd","tag-wirtschaftspruefer","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",400,176,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-768x338.jpg",768,338,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-100x44.jpg",100,44,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-480x211.jpg",480,211,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-640x282.jpg",640,282,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-720x317.jpg",720,317,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-960x422.jpg",960,422,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",1000,440,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",600,264,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk.jpg",600,264,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_289649816_cmyk-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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