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<\/a><\/div><\/div>\nSAP bietet mit Business Process Exception Management (BPEM) ein Frame\u00adwork an, um diese Ausnahmen zu identifizieren und gezielt einer L\u00f6sung zuzuf\u00fchren. BPEM ist lizenzfrei auf allen auf FI-CA (Vertragskontokorrent) basierenden SAP-L\u00f6sungen verf\u00fcgbar.<\/p>\n
BPEM basiert auf dem fr\u00fcheren Produkt namens Emma. Dieses existiert schon seit \u00fcber 13 Jahren. Es wurde von Grund auf neu objektorientiert entwickelt. Auf den ersten Blick sieht der Anwender davon allerdings wenig. Die meisten Arbeiten wurden \u201eunter der Motorhaube\u201c durchgef\u00fchrt. Neue Transaktionen weisen den Anwender auf die \u00c4nderung hin. Die \u00dcberarbeitung hat sich vor allem auf die Performance positiv ausgewirkt.<\/p>\n
Warum Ausnahmemanagement?<\/h3>\n
Der SAP-Berater und -Trainer vermittelt die Notwendigkeit des Frameworks:<\/p>\n
In SAP Industry Solution for Utilities \u00ad(IS-U) drehen sich die wichtigsten Prozesse um die Abrechnung und Faktura. Treten dabei Ausnahmen auf, so stoppt der Prozess und die Rechnung wird entweder versp\u00e4tet oder gar nicht erstellt.<\/p>\n
Selbst wenn es sich hierbei nur um einen geringen Prozentsatz in Bezug zur Gesamtsumme handelt, so schlagen sich diese Ausnahmen direkt auf die Liquidit\u00e4t, Zinsertr\u00e4ge bzw. -belastungen, damit indirekt auf die Gewinne nieder.<\/p>\n
Deshalb m\u00fcssen die nicht verarbeiteten Rechnungen und die dahinterstehenden Datenfehler schnellstm\u00f6glich aufgefunden werden. Danach m\u00fcssen Ma\u00dfnahmen getroffen werden, um die Ausnahmesituation aufzul\u00f6sen, die fehlerhaften Daten zu korrigieren und den Prozess fortzuf\u00fchren, damit die Rechnung korrekt erstellt wird. Derzeit ist dies meist ein aufw\u00e4ndiger, manueller Prozess.<\/p>\n
Dieser Prozess besteht meist darin, die Fehler mittels vom System zur Verf\u00fcgung gestellter Protokolle m\u00fchsam aufzufinden. Diese Protokolle enthalten alle Informationen zu den Prozessen, sowohl erfolgreiche als auch fehlerhafte Objekte.<\/p>\n
Die Protokolle sind sehr umfangreich, nur schwer leserlich und oft uneinheitlich. Letzteres verhindert eine automatische Auswertung. Ebenso wird ein schneller \u00fcbergreifender Blick auf die Ausnahmen erschwert.<\/p>\n
In der Regel werden die Protokolle meist per Excel-Listen heruntergeladen und dann umst\u00e4ndlich an die Bearbeiter zur Aufl\u00f6sung verteilt. Die Datens\u00e4tze in der Excel-Liste enthalten sehr technische Informationen, die auf den Fehlermeldungen aus den Protokollen basieren.<\/p>\n
Die Verteilung der Arbeiten in Form von Excel-Listen ben\u00f6tigt meist noch zus\u00e4tzlichen Koordinations- und Kon\u00adtrollaufwand, der umso h\u00f6her ausf\u00e4llt, je mehr Bearbeiter beteiligt sind. Die R\u00fcckmeldungen m\u00fcssen ebenso verarbeitet werden, da die Daten in der Excel-Liste keinen Bezug mehr zu dem System besitzen. Einen aktuellen Bearbeitungsfortschritt zu erhalten ist unm\u00f6glich. Das ist zeitraubend, ineffizient, IT aus den 80er-Jahren und nicht mehr zeitgem\u00e4\u00df.<\/p>\n
Abhilfe kann BPEM schaffen. Es erm\u00f6glicht eine automatische und strukturierte Analyse der Anwendungsprotokolle. Die Ausnahmen werden identifiziert, um hilfreiche Informationen angereichert und automatisch an Bearbeiter verteilt. Ebenso k\u00f6nnen Prozesse ohne Protokolle an BPEM angebunden werden.<\/p>\n
Der sogenannte Kl\u00e4rungsfall ist dabei das zentrale Element in BPEM. Er kapselt eine Ausnahme eines Prozesses und unterst\u00fctzt durch das genau auf die aufgetretene Ausnahme zielgerichtete Bereitstellen von hilfreichen Informationen, Datenobjekten und Funktionen bei ihrer L\u00f6sung.<\/p>\n
Der Sachbearbeiter soll somit alle Hilfsmittel zur Hand haben, um im Kl\u00e4rungsfall selbst das Problem direkt bearbeiten zu k\u00f6nnen. Er soll nicht erst in Dritte Datenobjekte oder Funktionen verzweigen m\u00fcssen.<\/p>\n
Der Kl\u00e4rungsfall<\/h3>\n
Es k\u00f6nnen beliebige sinnvolle Daten und Datenobjekte in dem Kl\u00e4rungsfall anzeigt werden. F\u00fcr komplexere Kons\u00adtrukte steht eine Bildschirmerweiterung zur Verf\u00fcgung. Die L\u00f6sung des Kl\u00e4rungsfalles geschieht durch die sogenannten L\u00f6sungsprozesse. Ein Kl\u00e4rungsfall besitzt meist mehrere davon. Die L\u00f6sungsprozesse sind in der Regel Transaktionen oder Funktionen, die den Bearbeiter dabei unterst\u00fctzen, auf eine konkrete Fehlersituation einzugehen und diese zu beheben. Es wird zwischen manuellen und automatischen L\u00f6sungsprozessen unterschieden. Die automatischen L\u00f6sungsprozesse k\u00f6nnen vom System im Hintergrund verarbeitet werden.<\/p>\n
BPEM-Prozess in zwei Schritten<\/h3>\n
Der eigentliche BPEM-Prozess besteht aus zwei Schritten. Im ersten Schritt werden die Anwendungsprotokolle, in die jeder Standard-Prozess seine Statusinformationen und Ausnahmen speichert, ausgewertet und aufbereitet. Im zweiten Schritt werden die ermittelten Ausnahmen mit dem BPEM-Customizing der sogenannten Kl\u00e4rungsfallkategorien verglichen und entsprechend ein Kl\u00e4rungsfall erzeugt.<\/p>\n
Die Fallkategorie stellt dabei mehr als nur eine Vorlage zur Erzeugung der Kl\u00e4rungsf\u00e4lle dar, sie kapselt alle Objekte, Eigenschaften, das Datenumfeld, die L\u00f6sungsprozesse, die Erzeugungsbedingungen und die Bearbeiterfindung.<\/p>\n
Wie bereits erw\u00e4hnt, stellt der Kl\u00e4rungsfall das zentrale Objekt mit allen Informationen zur Ausnahmesituation und dem Datenumfeld dar. Weiterhin besitzt er alle notwendigen Funktionen und Transaktionen zur Aufl\u00f6sung des grunds\u00e4tzlichen Pro\u00adblems. Die Bearbeiterfindung mit automatischer Verteilung an die korrekten Sachbearbeiter und weitere Einstellungen, wie Vermeidung von Duplikaten, sind ebenso in den Kl\u00e4rungsfallkatego\u00adrien einstellbar.<\/p>\n
Die Bearbeiter nutzen als Inbox die sogenannten Kl\u00e4rungsfalllisten mit Kurzwahltasten. In den Listen befinden sich die Kl\u00e4rungsf\u00e4lle in verschiedenen Ordner einsortiert. Die Kriterien dazu sind kundenspezifisch und k\u00f6nnen je nach Anforderung mit verschiedenen Techniken umgesetzt werden.
\nBPEM korrekt einf\u00fchren<\/p>\n
Die zentrale Integration von BPEM im Jahre 2012 in den SAP IDEX Common Layer hat viele Energieversorger veranlasst, sich verst\u00e4rkt mit dem Thema auseinanderzusetzen. Die Einf\u00fchrungsprojekte haben jedoch meist den Fokus auf die Common-Layer-Prozesse und nicht auf BPEM gesetzt.<\/p>\n
Dies kann zu gro\u00dfen Backlogs, mangelnder Anwenderakzeptanz und erh\u00f6hten Arbeitsbelastungen f\u00fchren. Um BPEM korrekt einzusetzen, ist es wichtig, die dahinterstehende Philosophie zu verstehen. Ebenso m\u00fcssen die technischen und funktionellen M\u00f6glichkeiten verstanden werden und sollten nachvollziehbar sein.<\/p>\n
BPEM bietet verschiedene Ans\u00e4tze zur Erweiterung an, man muss selbst abw\u00e4gen, welcher Weg der richtige ist. Man sollte stets ber\u00fccksichtigen, dass BPEM keine fertige Out-of-the-box-L\u00f6sung ist und dies auch nie die Intention war.<\/p>\n
Es stellt vielmehr ein Framework dar, welches durch Projektarbeit oder eine L\u00f6sung eines Drittanbieters erweitert und angepasst werden muss. Wartung und Weiterentwicklung m\u00fcssen dabei ebenfalls eingeplant werden.<\/p>\n
Es ergeben sich oftmals gleiche Anforderungen bei den Kunden, da der Standard manche Funktionsbereiche nicht abdeckt oder die Funktion nicht f\u00fcr den vorgesehenen Einsatz passend ist. Beispielsweise k\u00f6nnen Kl\u00e4rungsf\u00e4lle nur an einzelne Benutzer weitergeleitet werden.<\/p>\n
In der Praxis arbeitet man jedoch in der Aufbauorganisation meist mit Gruppen von Benutzern. Im System werden diese oftmals als Planstelle abgebildet. Es wird entsprechend die M\u00f6glichkeit einer Zuweisung an selbige ben\u00f6tigt.<\/p>\n
Ebenso fehlt ein umfassender \u00dcberblick \u00fcber die Situation des einzelnen Kunden bzw. Z\u00e4hlpunktes, da der Standard den Fokus auf das Objekt der Ausnahme setzt. Dies sind nur zwei der Beispiele, die bei einer BPEM-Einf\u00fchrung ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen.<\/p>\n
Add-on Emmax<\/h3>\n
Ein Ansatz, um Funktionsl\u00fccken zu schlie\u00dfen und ein zentrales Ausnahmemanagement zu etablieren, stellt das Produkt Emmax der Firma Excimp dar. Es ist bei vielen deutschen und internationalen Versorgern erfolgreich im Einsatz. Das offizielle SAP-Add-on kann als zus\u00e4tzliche, auf den BPEM-Standard aufbauende Schicht betrachtet werden.<\/p>\n
Es bietet unter anderem eine kundenorientierte Sicht auf Ausnahmen im SAP-IS-U-Umfeld. Der BPEM-Standard ist rein ausnahmeorientiert und daher ist es ohne Emmax nicht m\u00f6glich, einen kompletten \u00dcberblick \u00fcber alle Ausnahmen in Bezug auf einen Kunden (oder Z\u00e4hlpunkt oder Vertragskonto) zu finden und anzuzeigen.<\/p>\n
Ausnahmen sehen<\/h3>\n
Der Hauptvorteil von Emmax besteht darin, dass die Informationen in verbesserter Weise interpretiert und dargestellt werden. Ausnahmen eines Kunden sind auf einen Blick sichtbar und automatisch mit dem Kunden und anderen Stammdaten verkn\u00fcpft.<\/p>\n
Die Ausnahmen k\u00f6nnen unmittelbar auf Kundenebene korrigiert und abgeschlossen werden. Falls vorhanden, so k\u00f6nnen mehrere Ausnahmen auf dem gleichen Objekt gleichzeitig geschlossen werden.<\/p>\n
Dies beschleunigt die Zeit bis zur Fertigstellung der F\u00e4lle enorm und erm\u00f6glicht einen korrekten Prozessabschluss. Denn oftmals gibt es nicht nur eine Ausnahme, die z. B. eine Rechnungsstellung blockiert. Emmax erweitert eine Vielzahl von BPEM-Standardfunktionen und verbessert damit deutlich die Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Leistung und f\u00fcllt die L\u00fccken in der Standardfunktionalit\u00e4t. Es gibt eine L\u00f6sungsdatenbank mit \u00fcber 70 automatischen L\u00f6sungsprozessen f\u00fcr die am h\u00e4ufigsten auftretenden Problemstellungen.<\/p>\n
Die Wartung erfolgt durch reines Customizing und kann vom Kunden selbst \u00fcbernommen werden. Dar\u00fcber hinaus stellt Emmax Funktionen zur Ermittlung aller nicht abgerechneten Vertr\u00e4ge bereit, hilft diese abzurechnen und k\u00fcnftig den Prozess deutlich zu verbessern.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Fehlerhafte Daten werden oft nicht erfasst. Das kostet Geld und macht zus\u00e4tzliche Arbeit. Diese Problematik schlie\u00dft SAP mit dem Business Process Exception Management (BPEM). Das Framework identifiziert Ausnahmen in datenverarbeitenden Systemen und f\u00fchrt gezielt zu einer L\u00f6sung.<\/p>\n","protected":false},"author":1192,"featured_media":26696,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1608],"tags":[],"coauthors":[29457],"class_list":["post-26682","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag1606","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",400,198,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-768x379.jpg",768,379,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-100x49.jpg",100,49,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-480x237.jpg",480,237,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-640x316.jpg",640,316,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-720x356.jpg",720,356,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-960x474.jpg",960,474,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",18,9,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",1000,494,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",600,296,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802.jpg",600,296,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/06\/shutterstock_171796802-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"
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