{"id":254,"date":"2013-08-05T10:40:45","date_gmt":"2013-08-05T08:40:45","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=254"},"modified":"2019-04-01T10:57:05","modified_gmt":"2019-04-01T08:57:05","slug":"ach-du-liebe-post","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/ach-du-liebe-post\/","title":{"rendered":"Ach du liebe Post"},"content":{"rendered":"

Laut dem Institut f\u00fcr Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universit\u00e4t Hannover werden in Deutschland<\/span> j\u00e4hrlich rund sechs Milliarden Rechnungen auf dem klassischen Postweg verschickt.<\/p>\n

Dies ist zeitaufw\u00e4ndig und kostenintensiv: Die Dokumente m\u00fcssen ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, die Kuverts verschlossen und frankiert werden. Das Porto f\u00fcr einen Standardbrief betr\u00e4gt aktuell 58 Cent.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Hinzu kommen die Kosten<\/span> f\u00fcr Verbrauchsmaterialien wie Briefpapier, Umschl\u00e4ge oder Toner. Auch der Gang zur Post<\/span> ist einzukalkulieren.<\/p>\n

Wirtschaftlicher, einfacher und schneller l\u00e4uft die Gesch\u00e4ftskommunikation via Mail \u2013 egal in welcher Branche. Auch gegen\u00fcber dem Fax ist die E-Mail in punkto Kosten und Schnelligkeit \u00fcberlegen.<\/p>\n

Viele Unternehmen, die SAP ERP<\/span> einsetzen, stellen Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern zur Gesch\u00e4ftskommunikation notwendige SAP<\/span>-Dokumente noch immer in Papierform zu.<\/p>\n

Doch warum nicht ERP<\/span> daf\u00fcr nutzen, um Gesch\u00e4ftspost per E-Mail zuzustellen?<\/p>\n

Leichter gesagt als getan, denn der ERP<\/span>-Standard bietet kein komfortables Werkzeug f\u00fcr den E-Mail-Verkehr. So hat der Standard Defizite bei so wichtigen Themen wie Empf\u00e4ngerermittlung, Mailbearbeitung, Verwaltung von Dateianh\u00e4ngen und Mailgestaltung.<\/p>\n

Unternehmen, die SAP ERP<\/span> einsetzen und SAP<\/span>-Dokumente schnell und effizient per Mail versenden wollen, ben\u00f6tigen eine IT-L\u00f6sung, die nahtlos in das SAP<\/span>-System eingebunden ist, sich flexibel an den jeweiligen Gesch\u00e4ftsprozess anpassen l\u00e4sst und mit der E-Mails<\/span> direkt im ERP<\/span> Backend erstellt, bearbeitet und versendet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Diese und weitere Anforderungen erf\u00fcllt das m\/e\/s Mailcenter von Munich Enterprise Software. Das Add-on<\/span> wurde auf der Basis von ABAP<\/span> und mit ABAP<\/span> Objects als objektorientierter Erweiterung entwickelt und kann modifikationsfrei und releasesicher in SAP ERP<\/span><\/span> eingebettet werden.<\/p>\n

Outlook ist mithilfe der OLE<\/span>-Technologie (Object Linking and Embedding<\/span>) \u00fcber eine eigene Schaltfl\u00e4che in das User Interface eingebunden.<\/p>\n

Flexible Anpassung<\/h3>\n

Das Add-on ist einfach zu bedienen und l\u00e4sst sich flexibel an die unterschiedlichen Bed\u00fcrfnisse hinsichtlich der Mailgestaltung von Vertrieb<\/span>, Einkauf<\/span> oder Versand anpassen.<\/p>\n

F\u00fcr den Versand von Lieferscheinen und auch f\u00fcr Rechnungen wird in der Regel ein hoher Grad der Automatisierung und Standardisierung gefordert. Doch f\u00fcr das Schreiben von Angeboten mit hohem Wert an strategisch wichtige Interessenten und Kunden wird eine individuelle Mailbearbeitung ben\u00f6tigt. Das Anschreiben sollte hier eher pers\u00f6nlich sein.<\/p>\n

Cockpit als zentraler Einstieg<\/h3>\n

Die L\u00f6sung bietet eine durchg\u00e4ngige IT-Unterst\u00fctzung f\u00fcr den E-Mail-Versand von verschiedenen Gesch\u00e4ftsdokumenten direkt aus SAP ERP<\/span> und verk\u00fcrzt die Kommunikationswege zu Kunden, Interessenten und Partnern. Dabei werden alle relevanten Daten und Informationen wie aktueller Status, Firmenname, Mailempf\u00e4nger oder Objektschl\u00fcssel \u00fcbersichtlich und prozessbezogen auf einer zentralen Nutzeroberfl\u00e4che, dem Cockpit, geb\u00fcndelt.<\/p>\n

Das sorgt f\u00fcr hohe Transparenz: Jedem Anwender wird im Rahmen seiner Rolle und Berechtigung nach dem Starten der Applikation seine gesamte E-Mail-Korrespondenz, also gesendete wie auch nicht gesendete und noch zu bearbeitende Nachrichten, angezeigt.<\/p>\n

Automatische Empf\u00e4ngerermittlung<\/h3>\n

Die Empf\u00e4ngerermittlung und -pflege spielt eine wichtige Rolle beim E-Mail-Versand. Das Add-on<\/span> ermittelt automatisch, an wen die Mail verschickt werden soll. F\u00fcr das Versenden von E-Mails<\/span> k\u00f6nnen bereits in den Stammdaten eine oder mehrere An-, Cc- und Bcc-Empf\u00e4nger vorbelegt werden.<\/p>\n

Eine einfache, vorgangsspezifische Korrektur der Empf\u00e4ngerdaten ist jederzeit m\u00f6glich. Auch k\u00f6nnen die Empf\u00e4nger in Abh\u00e4ngigkeit von Beleginhalten vorgangsbezogen ermittelt werden.<\/p>\n

Zudem gibt es n\u00fctzliche Funktionen zur Verwaltung von Ansprechpartnern, was die H\u00fcrden zur Kontaktdatenpflege senkt. Zum Beispiel kann damit im Kundenstamm gepflegt werden, welcher Kunde dem Rechnungsversand per Mail zugestimmt hat, ob explizit oder stillschweigend durch Bezahlung der elektronisch \u00fcbermittelten Rechnung.<\/p>\n

Flexible Mailbearbeitung<\/h3>\n

F\u00fcr Standardmails k\u00f6nnen vorformulierte Texte mit Variablen, etwa zur Erg\u00e4nzung der Belegnummer, hinterlegt werden, die sich aber jederzeit ab\u00e4ndern lassen. Gleichzeitig besteht die M\u00f6glichkeit, pers\u00f6nliche Anschreiben zu formulieren und E-Mails<\/span> individuell zu gestalten.<\/p>\n

Jede Mail kann vor ihrer Zustellung inhaltlich noch einmal \u00fcberpr\u00fcft, die Texte k\u00f6nnen nach Bedarf angepasst werden. Der Versand der E-Mails<\/span> inklusive der Dateianh\u00e4nge erfolgt entweder direkt \u00fcber das Mailcenter, automatisch im Hintergrund oder \u00fcber Microsoft Outlook<\/span>.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus erm\u00f6glicht eine spezielle \u201eMail To Go\u201c-Funktion den Nachrichtenversand direkt aus einem bearbeiteten Anwendungsbeleg. Die gesendeten E-Mails<\/span> werden dann samt Anh\u00e4ngen protokolliert und mit dem SAP<\/span>-Beleg verkn\u00fcpft. Das sorgt f\u00fcr Transparenz, denn die Sendeberichte lassen sich im Beleg aufrufen und der Versand l\u00fcckenlos nachvollziehen.<\/p>\n

Dokumente und Dateien einfach anh\u00e4ngen<\/h3>\n

Im Add-on<\/span> kann festgelegt werden, dass bestimmte Dokumente wie die Allgemeinen Gesch\u00e4ftsbedingungen (AGB) oder Marketing<\/span>-Flyer automatisch hinzugef\u00fcgt werden. Diese Dateianh\u00e4nge stammen aus einem zentralen Verzeichnis, auf das sich \u00fcber SAP ERP<\/span> zugreifen l\u00e4sst.<\/p>\n

Auch Dokumente, die im Dokumentenverwaltungssystem<\/span> (SAP DVS) abgelegt sind, lassen sich anh\u00e4ngen: Zum Beispiel Konstruktionszeichnungen, die der Einkauf<\/span> zusammen mit einer Anfrage oder Bestellung an Lieferanten \u00fcbermittelt, oder Produktbeschreibungen, die der Vertrieb<\/span> einer Angebotsmail beif\u00fcgt.<\/p>\n

Nicht zuletzt k\u00f6nnen Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien vom lokalen PC ausgew\u00e4hlt und einer E-Mail angeheftet werden, sofern der Beleg mit den generischen SAP<\/span>-Objektdiensten (Generic Object Services, GOS) verbunden ist.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus bietet das Add-on<\/span> weitere n\u00fctzliche Funktionen zur Gestaltung. Beispielsweise k\u00f6nnen in die E-Mails<\/span> an Gesch\u00e4ftspartner Hyperlinks eingebunden werden, die zu Informationen \u00fcber die eigenen Produkte und Dienstleistungen f\u00fchren.<\/p>\n

\u00dcberdies k\u00f6nnen Mailtexte, Signaturen und Disclaimer<\/span> einheitlich und gem\u00e4\u00df den Corporate-Identity-Richtlinien gestaltet werden: Das wirkt sich positiv auf die Au\u00dfendarstellung des Unternehmens aus.<\/p>\n

Nicht zuletzt werden durch den Einsatz der L\u00f6sung auch die Anforderungen des Gesetzgebers an die langfristige, unver\u00e4nderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten erf\u00fcllt.<\/p>\n

So k\u00f6nnen die E-Mails<\/span> nach dem Versand auch per SAP ArchiveLink rechtssicher und compliancekonform in einem externen Ablagesystem abgelegt werden. Auch der ROI kann sich sehen lassen: Da durch den Einsatz von m\/e\/s Mailcenter weit mehr als nur Portokosten eingespart werden, amortisiert sich deren Einf\u00fchrung in vielen F\u00e4llen in weniger als einem Jahr.<\/p>\n

Thilo Kiefer ist Mitglied der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung bei m\/e\/s – Munich Enterprise Software. Nach seiner T\u00e4tigkeit als Systemanalytiker bei Siemens<\/span> und Berater bei SAP Steeb, geh\u00f6rt er seit 2005 zur m\/e\/s-Gesch\u00e4ftsleitung. Er ist verantwortlich die Bereiche Strategie, Business Development und Portfoliomanagement.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Der E-Mail-Versand von Gesch\u00e4ftsdokumenten aus SAP ERP ist mit den Standardfunktionen nur eingeschr\u00e4nkt m\u00f6glich. Nach wie vor werden Bestellungen, Auftr\u00e4ge, Lieferscheine und Rechnungen per Post verschickt. Abhilfe schafft ein Add-on, mit dem Gesch\u00e4ftskorrespondenz direkt aus dem ERP-System per E-Mail zugestellt werden kann.<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":1500,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1464],"tags":[152,154,155],"coauthors":[26232],"class_list":["post-254","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag1308","tag-post","tag-rechnungen","tag-rechnungswesen","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",400,266,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-768x510.jpg",768,510,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-100x66.jpg",100,66,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-480x319.jpg",480,319,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-640x425.jpg",640,425,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-720x478.jpg",720,478,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-960x637.jpg",960,637,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",18,12,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",1000,664,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",600,398,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377.jpg",600,398,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2013\/08\/shutterstock_120992377-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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