{"id":22277,"date":"2016-09-01T10:38:29","date_gmt":"2016-09-01T08:38:29","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=22277"},"modified":"2022-05-01T08:29:43","modified_gmt":"2022-05-01T06:29:43","slug":"ueberblick-beschaffen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/ueberblick-beschaffen\/","title":{"rendered":"\u00dcberblick beschaffen"},"content":{"rendered":"

\"Steffen<\/a>Prozessorientiertes Arbeiten ist neben den Themen Mobilit\u00e4t, Automatisierung und Digitalisierung nach wie vor in vielen Unternehmen eine Herausforderung, die in den letzten Jahren etwas in den Hintergrund geraten ist.<\/p>\n

Gerade in den klassischen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Vertrieb und Finanzwesen ist funktionsorientiertes Arbeiten auf Basis von etablierten Anwendungsfunktionen begleitet von parallelen Dokumentationsprozessen an der Tagesordnung.<\/p>

\"Fullsize\"<\/a><\/div><\/div>\n

Nur allzu h\u00e4ufig bleiben dabei ganzheitliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen auf der Strecke. Eine effiziente Bearbeitung und Sicherstellung gesetzlicher und im Unternehmen vereinbarter Compliance-Anforderungen ist nur mit entsprechendem Zusatzaufwand m\u00f6glich.<\/p>\n

Die Reduzierung der sogenannten nicht wertsch\u00f6pfenden T\u00e4tigkeiten zur Senkung der Prozesskosten bei Verbesserung der Auskunftsf\u00e4higkeit und Informationsqualit\u00e4t ist nach wie vor eine notwendige Aufgabenstellung, mit der sich Unternehmen konfrontiert sehen.<\/p>\n

Anhand des Beispiels von Beschaffungsvorg\u00e4ngen und deren Abwicklung im Einkauf soll verdeutlicht werden, welche Potenziale sich durch ein integriertes prozessorientiertes Arbeiten unter Nutzung der etablierten Standardfunktionen entlang des Prozesses ergeben k\u00f6nnen.<\/p>\n

Am Beispiel von Beschaffungsvorg\u00e4ngen wird deutlich, welchen Herausforderungen sich die Unternehmen insbesondere bei komplexen Beschaffungen gegen\u00fcbergestellt sehen.<\/p>\n

Bereits im Vorfeld solcher Vorg\u00e4nge fallen Aufgaben und Dokumente an, die papierhaft oder elektronisch verwaltet und dezentral abgelegt werden. Werden dann entsprechende Bedarfsanforderungen im System erfasst, bleiben diese Dokumente und Informationen meist dezentral verwaltet und werden nicht prozessbezogen mit den Belegen im System abgelegt.<\/p>\n

Transparenz schaffen<\/h3>\n

Eine Nachvollziehbarkeit des vollst\u00e4ndigen Prozesses ist damit nur mit erheblichem Aufwand und meist nicht vollst\u00e4ndig gegeben. Auch in der Folge bleibt die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Vorg\u00e4ngen h\u00e4ufig auf der Strecke.<\/p>\n

Freigabeszenarien von Bedarfsanfragen oder Bestellungen sind im System in der Regel so abgebildet, dass nicht oder nur durch technisch versierte Anwender nachvollzogen werden kann, wo eine Genehmigung gerade ansteht und wer der n\u00e4chste Freigebende ist.<\/p>\n

Nachfragen zum Stand der Freigabe eines Beschaffungsvorganges k\u00f6nnen nur vage beantwortet werden. Das Problem versch\u00e4rft sich, wenn man einen \u00dcberblick \u00fcber den Status von Freigaben \u00fcber mehrere Beschaffungsvorg\u00e4nge hinweg erhalten m\u00f6chte. Sei es, um auf alternative Freigaben durch andere Freigabeberechtigte umzuschalten oder um sich einen \u00dcberblick \u00fcber anstehende Aufgaben eines Teams zu verschaffen.<\/p>\n

Die Abwicklung der Bestellung, beispielsweise im Falle der Verwendung der SAP-Anwendung, erfolgt \u00fcber etablierte Funktionen und erzeugt im Ergebnis entsprechende Belege und Ausgangsdokumente. Dementsprechend erfolgt in der Regel auch die Ablage und Verwaltung der Dokumente, die zu einem Beleg zugeordnet werden.<\/p>\n

Dies zieht sich durch von der Bedarfsanforderung \u00fcber die Bestellung, Auftragsbest\u00e4tigungen, die Wareneingangsdokumente bis hin zur Rechnung. Mit einer sich automatisch aufbauenden, prozessorientierten Ablagestruktur, die ein gewisses Mindestma\u00df an Dokumentation sicherstellt und die \u00fcber einen zentralen Zugriff auf allen relevanten Dokumenten und Informationsobjekten verf\u00fcgbar ist, k\u00f6nnen Zusammenh\u00e4nge schneller und effizienter erkannt und eingesehen werden.<\/p>\n

Aufw\u00e4ndiges Navigieren und m\u00f6glicherweise manuelles Zusammenstellen bei Kl\u00e4rungsf\u00e4llen \u00fcber Einzelbelege des Gesamtprozesses k\u00f6nnen somit vermieden werden.<\/p>\n

Informationen aus dem Umfeld beschaffen<\/h3>\n

Bei der Eingabe und Abwicklung von Vorg\u00e4ngen ist es h\u00e4ufig notwendig, sich Informationen aus dem Umfeld oder den Dokumenten zu beschaffen, die im Vorfeld erzeugt wurden. Auch hierbei ist ein gezielter und schneller Zugriff auf diese Dokumente w\u00fcnschenswert, ohne umst\u00e4ndlich \u00fcber Objektverkn\u00fcpfungen navigieren zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Im Falle von Beschaffungsvorg\u00e4ngen z\u00e4hlen dazu vor allem auch der Zugriff auf Vertr\u00e4ge oder lieferantenbezogene Dokumente. Um das prozessorientierte Abwickeln von Beschaffungsvorg\u00e4ngen optimaler zu unterst\u00fctzen, bietet sich die Nutzung einer elektronischen Prozessakte \u2013 Beschaffungsvorgangsakte \u2013 an, die im Idealfall automatisch erzeugt wird und alle relevanten Informationen, Belege und aus dem System erzeugten Dokumente erfasst und strukturiert verwaltet.<\/p>\n

Wird dieser Ansatz noch um die zur kompletten Abwicklung notwendigen Funktionen, idealerweise die genutzten Standardfunktionen, erweitert, ist ein aus der Prozessakte integriertes Abarbeiten des Beschaffungsvorganges m\u00f6glich.<\/p>\n

Automatisierte Abwicklung<\/h3>\n

L\u00f6sungsans\u00e4tze wie beispielsweise der XFT Purchase Manager erm\u00f6glichen die komplette Abwicklung eines Beschaffungsvorganges im SAP ERP von der automatisierten Anlage von Beschaffungsvorgangsakten mit Freigabeprozessen f\u00fcr unterschiedliche Freigabeszenarien (u. a. mobile Freigabe auf Basis SAP UI5) bis hin zur prozessbegleitenden Dokumentation \u00fcber eine integrierte Anlage und Zuordnung von SAP-Bestellungen aus dem Beschaffungsvorgang heraus. Wie derartige Ans\u00e4tze genutzt werden k\u00f6nnen und was diese bewirken?<\/p>\n

Die Mitarbeiter im Einkauf k\u00f6nnen mit diesem Ansatz auf eine zentrale Anwendung zur Abwicklung von Beschaffungsvorg\u00e4ngen zur\u00fcckgreifen, die etablierte Standardfunktionen der SAP-Materialwirtschaft und des Finanzwesens inte\u00adgriert.<\/p>\n

F\u00fcr die unterschiedlichen Anforderungen zur Freigabe und Genehmigung stehen alternative Freigabeszenarien zur Verf\u00fcgung. Bei integrierten Vorgangsakten kann ein hoher Automatisierungsgrad bei der Dokumentation und Fortschreibung der Prozessdokumentation erzielt werden und alle Informationen inklusive der Status zu Beschaffungsvorg\u00e4ngen sind zentral und auswertbar im Zugriff.<\/p>\n

Damit kann eine erhebliche Reduzierung der Prozesskosten durch integriertes Arbeiten und die Vermeidung von Ablage-, Recherche- und Aufbereitungsaufw\u00e4nden erzielt werden.<\/p>\n

Letztendlich k\u00f6nnen durch die Dokumentation der Abl\u00e4ufe und deren Ergebnisse entlang der Prozesskette die unternehmensinternen und gesetzlichen Compliance-Anforderungen sichergestellt werden.<\/p>\n

Nicht zu vergessen sind die weiteren Optionen, die sich aus diesen Ans\u00e4tzen durch Integration weiterer Prozessakten, wie beispielsweise Reklamationsprozesse, Kl\u00e4rungsf\u00e4lle oder die Einbeziehung von Lieferanten- und Vertragsakten ergeben.<\/p>\n

Die Praxis hat gezeigt, dass dies zu einer effizienteren Abwicklung und mehr Transparenz im Einkauf f\u00fchrt.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Was wissen Sie \u00fcber Ihre Beschaffungsprozesse? Haben Sie alles im Blick und im Zugriff? Sind die Compliance-Anforderungen im Unternehmen erf\u00fcllt? Antworten liefert eine elektronische Vorgangsaktenl\u00f6sung mit umfassender Integration von Funktionen, Freigaben und prozessrelevanten Dokumenten.<\/p>\n","protected":false},"author":38,"featured_media":22406,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1610],"tags":[1330,5065,138,1392,268,4462],"coauthors":[19920],"class_list":["post-22277","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag1609","tag-einkauf","tag-finanzwesen","tag-sap-erp","tag-sap-ui5","tag-transparenz","tag-vertrieb","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",400,145,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-768x279.jpg",768,279,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-100x36.jpg",100,36,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-480x174.jpg",480,174,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-640x232.jpg",640,232,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-720x261.jpg",720,261,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-960x348.jpg",960,348,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",1000,363,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",600,218,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK.jpg",600,218,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/shutterstock_328882406_green_CMYK-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Was wissen Sie \u00fcber Ihre Beschaffungsprozesse? Haben Sie alles im Blick und im Zugriff? Sind die Compliance-Anforderungen im Unternehmen erf\u00fcllt? Antworten liefert eine elektronische Vorgangsaktenl\u00f6sung mit umfassender Integration von Funktionen, Freigaben und prozessrelevanten Dokumenten.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 16-09<\/a>","author_info_v2":{"name":"E-3 Magazin","url":"https:\/\/e3mag.com\/de\/author\/e-3-magazin\/"},"comments_num_v2":"0 comments","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22277","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/38"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=22277"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/22277\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/22406"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=22277"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=22277"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=22277"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=22277"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}