{"id":20881,"date":"2017-05-01T00:02:14","date_gmt":"2017-04-30T22:02:14","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=20881"},"modified":"2022-05-01T08:24:51","modified_gmt":"2022-05-01T06:24:51","slug":"automatisierung-weiterdenken","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/automatisierung-weiterdenken\/","title":{"rendered":"Automatisierung weiterdenken"},"content":{"rendered":"

Im Mai 2016 befragte IMA (Institute of Management Accountants) mehr als 751 Finanzf\u00fchrungskr\u00e4fte, Manager und Analysten aus den USA, um mehr dar\u00fcber zu erfahren, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse durchf\u00fchren, welche Probleme dabei auftreten und wie diese gel\u00f6st wurden.<\/p>\n

Zudem sollten Best Practices identifiziert werden. Ziel der Studie war es, mehr \u00fcber den Umfang der Automatisierung zu erfahren; welche weiteren Bereiche sie gerne automatisieren w\u00fcrden; welchen Herausforderungen sie gegen\u00fcberstehen und was sich im Bereich der Automatisierung bew\u00e4hrt hat.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Insgesamt gaben 75 Prozent der Befragungsteilnehmer an, dass sie den Zeitbedarf f\u00fcr den Buchungsabschluss erfassen.<\/p>\n

Der aktuelle Finanzabschlussprozess<\/h3>\n

Die Ergebnisse zeigen, dass viele Unternehmen Raum f\u00fcr eine automatisierte Finanzbuchhaltung haben. Kontrollverifizierungen werden \u00fcblicherweise nach Bedarf durchgef\u00fchrt \u2013 monatlich, j\u00e4hrlich oder viertelj\u00e4hrlich.<\/p>\n

Ebenso werden Arbeitskosten- und Inventarabstimmungen, Journaleintr\u00e4ge und Kostenallokationen von vielen Unternehmen nach Bedarf durchgef\u00fchrt.<\/p>\n

Es zeigte sich, dass gro\u00dfe Firmen ihre Abschlussprozesse eher als kleine Unternehmen dokumentierten. 21 Prozent aller kleineren Unternehmen gaben sogar an, ihre Abschlussprozesse \u00fcberhaupt nicht zu dokumentieren (im Gegensatz zu zehn Prozent der gr\u00f6\u00dferen Unternehmen).<\/p>\n

Insgesamt zeigen diese Ergebnisse, dass etwa zwei Drittel der Unternehmen ihre Abschlussprozesse entweder \u00fcberhaupt nicht oder nur teilweise dokumentieren.<\/p>\n

\u00dcberdies kam die Studie zu dem Ergebnis, dass circa zwei Drittel der befragten Unternehmen im Rahmen ihrer Abschlussprozesse stark von Paket- oder ERP-Anwendungen abh\u00e4ngig sind.<\/p>\n

Zudem sind zwei Drittel auf Tabellenkalkulationen angewiesen. Die hohe Abh\u00e4ngigkeit von Spreadsheets erscheint alarmierend, bedenkt man die damit verbundenen Risiken und Probleme wie sich ver\u00e4ndernde Buchhaltungsstandards, ben\u00f6tigter Zeitaufwand, Eingabefehler und Zellverbindungen innerhalb solcher Tabellen.<\/p>\n

Herausforderung Buchhaltungsprozesse<\/h3>\n

Die laut den Befragungsteilnehmern zeit- und arbeitsaufw\u00e4ndigsten Buchhaltungsprozesse sind Bilanzkontenabstimmungen, Abweichungsanalysen, Bank- und Kreditkartenabstimmungen und die Erstellung von Journaleintr\u00e4gen.<\/p>\n

Diese Prozesse bieten sich besonders gut f\u00fcr eine Automatisierung an. Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie in Bezug auf die Beschleunigung des Abschlussprozesses unter Druck st\u00e4nden.<\/p>\n

Auf Nachfrage, woher dieser Druck komme, f\u00fchrten 50 Prozent das Topmanagement oder die Inhaber an. Als weitere Quellen f\u00fcr diesen Druck wurden Abteilungsleiter, das mittlere Management, Investoren und Pr\u00fcfer identifiziert.<\/p>\n

Das gr\u00f6\u00dfte Hindernis im Rahmen des Abschlussprozesses ist es, Informationen von anderen Bereichen oder Abteilungen zu bekommen. Beispiele hierf\u00fcr sind abschlie\u00dfende Vertriebszahlen, Lieferungen, Arbeitszeitnachweise und Reisekosten.<\/p>\n

Weitere g\u00e4ngige Hindernisse sind Personalressourcen, aktuelle Softwaresysteme und die Korrektur von Datenfehlern. All diese Probleme k\u00f6nnen mit integrierten Systemen und automatisierten Prozessen behoben werden.<\/p>\n

\"FrequenzTabelle<\/a><\/p>\n

Zufriedenheit<\/h3>\n

Die Prozesse, die am ehesten die Erwartungen erf\u00fcllen, sind Journaleintragserstellung, Bilanzkontoabstimmungen und Bankkartenabstimmungen.<\/p>\n

Die Prozesse, die am wenigsten die Erwartungen erf\u00fcllen, sind Abweichungsanalysen, Kostenallokationen und Kontrollverifizierungen.<\/p>\n

Insgesamt dr\u00fcckten nur wenige Teilnehmer ihre Zufriedenheit \u00fcber den Ablauf des Abschlussprozesses aus. Nur 21 Prozent waren zufrieden und 54 Prozent \u00fcberwiegend zufrieden.<\/p>\n

Von den \u00fcbrigen Befragungsteilnehmern waren 20 Prozent \u00fcberwiegend unzufrieden und 5 Prozent sehr unzufrieden. Diese Ergebnisse lie\u00dfen sich einheitlich sowohl bei gro\u00dfen als auch kleinen Unternehmen beobachten.<\/p>\n

Trotz der Tatsache, dass laut zwei Dritteln aller Befragten eine Automatisierung den Fluss und die Nutzbarkeit an Daten f\u00fcr die entsprechenden Entscheidungstr\u00e4ger verbessern und den Finanzplanungsprozess optimieren w\u00fcrde, haben lediglich 32 Prozent die Buchhaltungsprozesse im Verlauf des vergangenen Jahres teilweise automatisiert.<\/p>\n

Automatisierung<\/h3>\n

Die meisten Prozesse, die hierbei Erw\u00e4hnung fanden, bezogen sich auf Verbindlichkeiten, Journaleintragserstellung, Forderungen\/Rechnungsstellung, Bankabstimmungen und Reporting.<\/p>\n

Ein nahtloser Rechnungslegungsprozess bedeutet, Aktivit\u00e4ten so zu legen, dass diese regelm\u00e4\u00dfiger anfallen. Im Verlauf des letzten Jahres haben nur 23 Prozent der Befragten einige Aktivit\u00e4ten, die zuvor lediglich am Ende einer Abrechnungsperiode durchgef\u00fchrt wurden, so umgestellt, dass sie regelm\u00e4\u00dfiger anfallen.<\/p>\n

Die am h\u00e4ufigsten erw\u00e4hnten Aktivit\u00e4ten bezogen sich auf die Kontenabstimmung, Bankenabstimmung, Journaleintragserstellung und das Reporting. Gefragt nach den wichtigsten Vorteilen, die ein geringerer Zeitaufwand f\u00fcr die Abschlusszyklen mit sich bringt, antwortete ein Gro\u00dfteil, dass man so mehr Zeit f\u00fcr die Arbeit an strategischen Initiativen habe, die dem Wachstum des Unternehmens zugutekommen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Weitere 23 Prozent gaben an, dass der wichtigste Vorteil in fristgerechteren und genaueren Finanzberichten liege. Wenn dieser Zeitaufwand um wenigstens ein oder zwei Tage reduziert werden k\u00f6nnte, w\u00fcrde dies Ressourcen freisetzen, die f\u00fcr weiterf\u00fchrende und nutzbringende Analysen verwendet werden k\u00f6nnten.<\/p>\n

Rund ein Viertel der Befragten sagte, dass dies genauere Finanzberichte erm\u00f6glichen w\u00fcrde. Grund daf\u00fcr seien aufkommende Zeitressourcen f\u00fcr die Validierung der Daten und die Verbesserung des Informationsbeschaffungssystems.\"Meistgenannte<\/a><\/p>\n

Schlussfolgerungen<\/h3>\n

Die Ergebnisse der Studie lassen vermuten, dass viele Unternehmen von einem kontinuierlicheren Rechnungslegungsansatz profitieren k\u00f6nnen. Dies bedeutet eine zeitliche Verschiebung von Aktivit\u00e4ten, sodass diese regelm\u00e4\u00dfiger werden.<\/p>\n

Eine kontinuierliche Rechnungslegung (Continuous Accounting) ist weit mehr als die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen. Es handelt sich hierbei um eine Methodik, nach der Prozesse, die traditionell am Monatsende oder am Ende der jeweiligen Periode stattfinden, kontinuierlich \u00fcber diese Periode verteilt werden.<\/p>\n

Ziel ist hierbei die Verbesserung der Genauigkeit, mehr Zeit f\u00fcr \u00dcberpr\u00fcfungen zu schaffen und die Effizienz insgesamt zu erh\u00f6hen.<\/p>\n

Im Rahmen der Umfrage wurden Daten zu Abschlussprozessen gesammelt, welche die He\u00adrausforderungen und die Zufriedenheit in Bezug auf ihre aktuellen Prozesse sowie die Auswirkungen einer st\u00e4rkeren Automatisierung der Buchhaltungsprozesse widerspiegeln.<\/p>\n

Zwei Drittel aller befragten Unternehmen dokumentieren ihre Abschlussprozesse entweder gar nicht oder tun dies nur f\u00fcr bestimmte Aktivit\u00e4ten. Bedauerlicherweise gaben zudem zwei Drittel an, dass sie stark von Tabellenkalkulation abh\u00e4ngig seien.<\/p>\n

Diese gro\u00dfe Abh\u00e4ngigkeit von Tabellen f\u00fchrt sowohl zu einem gr\u00f6\u00dferen Zeitaufwand f\u00fcr die Erstellung von Finanzberichten als auch einem h\u00f6heren Risiko ungenauer Ergebnisse.<\/p>\n

Die Nutzung von Tabellen und anderen manuellen Abschlussprozessen tr\u00e4gt vor allem zu einem erh\u00f6hten Zeitaufwand in Bezug auf Bilanzbuchhaltung und Bankabstimmungen, Abweichungsanalyse und Journaleintragserstellung bei.<\/p>\n

Unternehmen sollten diese und weitere manuelle Prozesse \u00fcberdenken und nach M\u00f6glichkeiten suchen, zumindest einige der Schritte im Verlauf der Erhebung und Integration von Daten zu automatisieren.<\/p>\n

Mehr als zwei Drittel der Befragten gaben an, dass sie seitens des oberen Managements oder anderer Entscheidungstr\u00e4ger in Bezug auf die Beschleunigung des Abschlussprozesses unter Druck st\u00e4nden.<\/p>\n

Die gr\u00f6\u00dften Hindernisse, um eine solche Beschleunigung zu erreichen, sind Informationsbeschaffung von anderen Abteilungen, Personalressourcen, aktuelle Softwaresysteme und die Korrektur von Datenfehlern.<\/p>\n

Finanzf\u00fchrungskr\u00e4fte sollten diese Hindernisse innerhalb ihrer Unternehmen genau bewerten und nach Wegen suchen, sie zu beseitigen. Lediglich ein Drittel der Unternehmen gab an, im letzten Jahr Teile der Buchhaltungsprozesse automatisiert zu haben.<\/p>\n

Belastbare Zahlen f\u00fcr den Return on Investment (ROI) eines neuen Datensystems zu liefern ist oft schwierig. Grund daf\u00fcr ist, dass sich der wahre Wert solcher Investitionen oft nur sehr schwer losgel\u00f6st von anderen Initiativen berechnen l\u00e4sst.<\/p>\n

F\u00fcr alle Finanzfachleute, die ihren Zeitaufwand f\u00fcr den Abschluss gerne reduzieren und mehr Zeit in wertsch\u00f6pfende Aktivit\u00e4ten, die dem Unternehmen beim Erreichen seiner strategischen Zielsetzungen helfen, investieren m\u00f6chten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:<\/p>\n

Hilfreich ist es, mit anderen Bereichsleitern und Entscheidungstr\u00e4gern zu sprechen und diese zu fragen, \u00fcber welche Art von Informationen sie gerne verf\u00fcgen w\u00fcrden, um das Unternehmen wirtschaftlicher zu machen. So l\u00e4sst sich herausfinden, wie diese Stakeholder solche Informationen nutzen w\u00fcrden, um dem Unternehmen zu helfen.<\/p>\n

Zudem kann ein Zusammenhang zwischen diesen Aktivit\u00e4ten und einem erh\u00f6hten Ertrag hergestellt werden. Im Anschluss kann eine Bewertung vorgenommen werden, um herauszufinden, wo diese Informationen zu finden sind und welche Tools bei der Sammlung und Verarbeitung dieser Daten helfen w\u00fcrden.<\/p>\n

Schlie\u00dflich sollte dargestellt werden, wie die Reduzierung des Zeitaufwands f\u00fcr die Sammlung und Verarbeitung buchhalterischer Informationen zur Bereitstellung von Informationen f\u00fchrt, die f\u00fcr einen gr\u00f6\u00dferen Ertrag sorgen.<\/p>\n

Dies ist der effektivste Weg, um sich die Unterst\u00fctzung des Managements zu sichern. \"Groesstes<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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