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<\/a><\/div><\/div>\n\n\n\nDas DMS k\u00fcmmerte sich dabei \u00fcblicherweise im vorgelagerten Schritt auch um die automatische Erfassung der eingehenden Daten. Im Regelfall gingen diese noch in Papierform oder nicht-standardisierter digitaler Form ein (zum Beispiel als PDF, dessen Format allenfalls f\u00fcrs menschliche Auge standardisiert ist). Diese vom DMS automatisch erfassten Daten mussten danach wegen der zwar guten, aber nicht perfekten Erfassung zus\u00e4tzlich manuell gesichtet und validiert werden. Schneller als eine komplett manuelle Erfassung \u2013 aber geht das heute nicht effizienter?<\/p>\n\n\n\n
Hier kommen die E-Rechnungen ins Spiel: Denn E-Rechnungen nutzen standardisierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die mit der Form eines papierbasierten oder PDF-Dokuments nicht mehr viel zu tun haben. S\u00e4mtliche enthaltenen Informationen sind bei jeder E-Rechnung dieser Art in der gleichen Struktur enthalten.<\/p>\n\n\n\n
Trumpf: standardisierte Auswertung<\/h2>\n\n\n\n
Durch diese einheitliche Struktur sind die Daten mit nahezu perfekter Sicherheit auslesbar. Die passende Software wei\u00df sofort, wo sie welche enthaltenen Daten im elektronischen Dokument auffindet. Diese Zuverl\u00e4ssigkeit erleichtert den Eingangsprozess immens und verbessert damit letztlich nicht nur die Arbeit der internen Teams, sondern auch den h\u00fcrden\u00adlosen Austausch zwischen den Parteien jeder so durchgef\u00fchrten Transaktion. Mit dieser standardisierten Datenauslese \u00fcbertrumpft die E-Rechnung die ehemals gewohnte OCR (Optical Character Reco\u00adgnition). Diese galt zu ihrer Zeit als Zukunftstechnologie, wird mit der E-Rechnung aber praktisch \u00fcberfl\u00fcssig f\u00fcr Rechnungsprozesse.<\/p>\n\n\n\n
Hat OCR augedient?<\/h2>\n\n\n\n
Ausgedient hat OCR zwar noch lange nicht \u2013 allein schon wegen der nicht standardisierten Formatvielfalt von Dokumenten in Gesch\u00e4ftsprozessen \u2013 doch sind ihre Tage im Bereich der Rechnungserfassung effektiv gez\u00e4hlt.Die Vorteile der E-Rechnung im DMS lassen sich direkt in SAP-Systeme \u00fcbertragen. Alles, was es dazu braucht, ist eine entsprechende Schnittstelle von der passenden DMS-L\u00f6sung zum SAP-System.<\/p>\n\n\n\n
Effizienz mit gewohnter Oberfl\u00e4che<\/h2>\n\n\n\n
Im SAP-integrierten DMS werden alle eingehenden Dokumente in der gewohnten SAP-Oberfl\u00e4che gelistet und k\u00f6nnen auch direkt dort ge\u00f6ffnet werden. Alle Daten sind so nicht nur einsehbar, sondern bereits in die SAP-Systemmaske \u00fcbertragen, ganz ohne Mehraufwand oder manuelle Kontrollen bei der ersten Erkennung. Bei einigen standardisierten Formaten gibt es an dieser Stelle nichts mehr, das noch an ein klassisches Papierdokument erinnert. W\u00e4hrend Formate wie ZUGFeRD noch ein PDF (f\u00fcr menschliche Betrachter) mit einem XML-Datensatz kombinieren, enthalten XRechnungen nur noch einen Datensatz, der f\u00fcr Menschen wie Buch\u00adstabensuppe aussieht. Das DMS erkennt diesen Zeichensalat aber schneller und zuverl\u00e4ssiger als ein menschliches Auge je ein Papierdokument \u00fcberfliegen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n
Doch, Moment! Nur, weil die Daten formal richtig erkannt werden, hei\u00dft das doch nicht, dass diese Daten auch inhaltlich fehlerfrei sind, oder? Schlie\u00dflich wurden die Daten auf Absenderseite noch durch (fehleranf\u00e4llige) menschliche H\u00e4nde eingegeben. Zum Gl\u00fcck hilft das DMS auch hier aus, bei Bedarf direkt in SAP: Die FiBu-Funktion stellt nach Eingang einer E-Rechnung automatisch Vergleiche an, um die elektronischen Daten zu kon\u00adtrollieren. Unstimmigkeiten \u2013 zum Beispiel, wenn ein Nettobetrag nicht zu einem Bruttobetrag und der geltenden Umsatzsteuer passt \u2013 zeigt die integrierte DMS-L\u00f6sung mit hoher Zuverl\u00e4ssigkeit an. Die Unterst\u00fctzung erstreckt sich auch auf notwendige manuelle \u00c4nderungen der Daten im laufenden Prozess: diese sind im Handumdrehen erledigt, da die Software standardisierte Vorlagen f\u00fcr g\u00e4ngige Formate bereitstellt.<\/p>\n\n\n\n
Smarte Software f\u00fcr alle<\/h2>\n\n\n\n
In der nutzerfreundlichen Oberfl\u00e4che sind die als E-Rechnung erfassten Daten auf den ersten Blick kaum von einer per OCR oder h\u00e4ndisch erfassten Papier-oder PDF-Rechnung kaum zu unterscheiden. Der Aufwand der Erfassung ist aber derart drastisch reduziert, dass der Prozess selbst kaum wiederzuerkennen ist. Durch Entlastung von Routinearbeit sparen Buchhaltungsteams t\u00e4glich wertvolle Stunden, die sie stattdessen anderen Aufgaben widmen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
Digitalisierungsfunke E-Rechnung<\/h2>\n\n\n\n
Die E-Rechnung bietet aber noch eine weitere immense Chance \u2013 insbesondere f\u00fcr Unternehmen, die bisher nur wenige Ber\u00fchrungspunkte mit umfassender Digitalisierung hatten: Denn die verpflichtende Einf\u00fchrung der E-Rechnung per Gesetzbeschluss dient als Z\u00fcndfunke f\u00fcr weitere digitale Optimierung. Wieso bei der E-Rechnung aufh\u00f6ren, wenn bereits ein DMS als Basis da ist, um noch mehr zu automatisieren?<\/p>\n\n\n\n
Ob digitaler Neuling oder Fortgeschrittener: Ein wenig Hilfe bei der idealen Nutzung der E-Rechnung schadet nie. Deshalb bietet der Anbieter Easy Software eine \u00fcbersichtliche Webinar-Reihe zum Umstieg auf die E-Rechnung an. Unter anderem mit einem On-Demand-Kurs zur SAP-integrierten E-Rechnung oder \u2013 f\u00fcr mehr Hintergrundinfos \u2013 ein exklusives Interview mit einem Experten des Bundeszentralamts f\u00fcr Steuern, der \u00fcber die Vorteile der E-Rechnung bei der Umsatzsteuererfassung aufkl\u00e4rt.<\/p>\n\n\n\n
E-Rechnungen<\/h2>\n\n\n\n
Was sind E-Rechnungen? Die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und empfangen werden, hat sich in den letzten Jahren deutlich ver\u00e4ndert. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Zudem gilt seit 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Doch was genau sind E-Rechnungen, welche Vorteile bieten diese, was m\u00fcssen Sie unbedingt wissen und warum hat man sich zu diesem Schritt entschlossen? E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die im strukturierten Datenformat erstellt und \u00fcbertragen, empfangen und ver\u00adarbeitet werden. Diese E-Rechnungsformate erm\u00f6glichen ein maschinelles Auslesen und Verarbeiten der Rechnungsdaten, was zu einer h\u00f6heren Effizienz und geringeren Fehlerquote f\u00fchrt. Zu den g\u00e4ngigen Formaten geh\u00f6ren ZUGFeRD und XRechnung. <\/p>\n\n\n\n
Wichtig: Elektronische Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit einem Abbild der Rechnungsdaten als JPEG\/PNG, eingebettet in ein PDF. Die Nutzung von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Verwendet werden diese elektronischen Rechnungen schon lange, beispielsweise in der Automobil\u00adindustrie oder in der \u00f6ffentlichen Verwaltung. Aus Erfahrung wei\u00df man dort von folgenden Benefits zu berichten:<\/p>\n\n\n\n
Kostenersparnis<\/strong>: Keine Ausgaben f\u00fcr Papier, Druck, Porto und Versand.<\/p>\n\n\n\n Transparenz<\/strong>: Bessere Nachverfolgbarkeit und deutlich geringere Fehlerquote.<\/p>\n\n\n\n Kein Eingabefehler<\/strong> durch Automatisierung: Automatisches Erstellen von Zahlungsdatens\u00e4tzen und einfachere Buchung.<\/p>\n\n\n\n Effizienz<\/strong>: Schnellere und reibungslosere Verarbeitung der Rechnungen. <\/p>\n\n\n\n Im Vergleich zu Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen spricht man dem Einsatz der E-Rechnung deutliche Vorteile zu. Obwohl die Datenlage dazu in Deutschland noch eher schmal ausf\u00e4llt, spricht der ERP-Hersteller Sage von einem Erfolg. KMU sparen durch den Einsatz der elektronischen Rechnung im Durchschnitt 13.500 Euro aufs Jahr betrachtet. Der deutsche EDI-Experte Ecosio sch\u00e4tzt die Kostenersparnis auf 65 Prozent. Im Zuge des neuen Wachstumschancengesetzes erh\u00e4lt der Begriff \u201eE-Rechnung\u201c folgende Neudefinition: \u201eEine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erm\u00f6glicht.\u201c<\/p>\n\n\n\n Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung die Wettbewerbsf\u00e4higkeit der deutschen Wirtschaft st\u00e4rken. Eine weitere treibende Kraft ist die Europ\u00e4ische Union. Mit der EU-Initiative \u201eVAT in the Digital Age\u201c (ViDA), also der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, soll der Umsatzsteuerbetrug eingeschr\u00e4nkt und das Mehrwertsteuersystem insgesamt modernisiert werden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unterst\u00fctzt diese Initiative und plant ein zentrales Meldesystem zur Umsatzsteuer. Sp\u00e4testens 2030 soll dies an den Start gehen; Details fehlen zurzeit noch. Kurzum: Standardisierte E-Rechnungen bilden f\u00fcr ein derartiges Meldesystem genauso die notwendige Voraussetzung wie f\u00fcr eine fehlerfreie automatische Rechnungsverarbeitung.<\/p>\n\n\n\n Zum Partnereintrag:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind seit Jahren im gro\u00dfen Rahmen bew\u00e4hrt. Doch die Integration von E-Rechnungen bringt eine neue Dimension der Geschwindigkeit und Sicherheit mit sich. Welche Vorteile bietet die E-Rechnung gegen\u00fcber herk\u00f6mmlichen digitalen Workflows?<\/p>\n","protected":false},"author":5674,"featured_media":150713,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,44120],"tags":[44152,4305],"coauthors":[44153],"class_list":["post-150712","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-25-05","tag-fibu","tag-ocr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-400x180.jpg",400,180,true],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-18x8.jpg",18,8,true],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-600x270.jpg",600,270,true],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-600x450.jpg",600,450,true],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/shutterstock_2328303561-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":" Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind seit Jahren im gro\u00dfen Rahmen bew\u00e4hrt. 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