{"id":118710,"date":"2022-09-28T13:52:04","date_gmt":"2022-09-28T11:52:04","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=118710"},"modified":"2022-09-28T13:52:08","modified_gmt":"2022-09-28T11:52:08","slug":"purchase-to-pay-prozess-mit-automatischer-budgetkontrolle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/purchase-to-pay-prozess-mit-automatischer-budgetkontrolle\/","title":{"rendered":"Purchase-to-Pay-Prozess mit automatischer Budgetkontrolle"},"content":{"rendered":"\n

Pharmagruppe Klosterfrau<\/h2>\n\n\n\n

Klosterfrau ist ein deutsches Traditionsunternehmen der Pharmabranche mit fast 200-j\u00e4hriger Geschichte, knapp 1700 Besch\u00e4ftigten und \u00fcber 220 Produkten. 15 Standorte gibt es europaweit, Haupt- und Vertriebssitz ist K\u00f6ln, Produktionsstandorte befinden sich in Berlin und L\u00fcchow. 2021 hat das Unternehmen f\u00fcr diese Vertriebs- und Produktionsstandorte sein existierendes SAP-System erfolgreich auf S\/4HANA umgestellt. Die Unternehmensstandorte arbeiten dadurch mit einem einheitlichen System und auf Basis harmonisierter Prozesse. F\u00fcr weitere Standorte wird sukzessive S\/4HANA ausgerollt.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Ihre Abl\u00e4ufe der Bestell- und Rechnungsbearbeitung optimiert Klosterfrau bereits seit 2014 mit den Workflowl\u00f6sungen der xSuite. Martina Grund, SAP-Key-Userin aus der Finanzbuchhaltung bei Klosterfrau: \u201eWir haben dadurch Durchlaufzeiten verk\u00fcrzt, die bisherige Schattenbuchhaltung eliminiert und jederzeit einen \u00dcberblick \u00fcber den Bearbeitungsstand f\u00fcr Jahres- und Monatsabschl\u00fcsse.\u201c<\/em> Ein zentrales elektronisches Dokumentenarchiv erm\u00f6glicht die l\u00fcckenlose und revisionssichere Dokumentation von Prozessen und Freigaben.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n\n\n\n

Papierlos von der Bestellung bis zur Buchung\u00a0<\/h3>\n\n\n\n

Im Laufe der Jahre hat das Pharma-Unternehmen die L\u00f6sung um zus\u00e4tzliche Funktionen erweitert. Mitte 2021 war sie f\u00fcr 14 Buchungskreise im Einsatz, mehr als 8000 Bestellungen und knapp 26.000 Rechnungen werden in den Modulen f\u00fcr Purchasing und Accounts Payable pro Jahr angelegt bzw. erfasst, freigegeben und weiterverarbeitet. Beide Module greifen ineinander, sodass ein vollst\u00e4ndig digitaler Purchase-to-Pay-Prozess entsteht: Im \u201eFeeder\u201c der Purchase-L\u00f6sung erfasst ein Besch\u00e4ftigter initial seinen Bedarf, was vorwiegend f\u00fcr die Anlagenbeschaffung genutzt wird. Dieser Feeder wird nach erfolgreicher Freigabe automatisch in eine Bedarfsanforderung (BANF) umgewandelt. Hieraus erzeugt der Einkauf sp\u00e4ter die Bestellung. Dem nachfolgenden Eingang der Ware (bzw. Dienstleistung) schlie\u00dft sich die Rechnungsbearbeitung an: Rechnungen treffen im Unternehmen ein, werden digitalisiert, ausgelesen, in SAP vorerfasst, sachlich gepr\u00fcft, freigegeben (nur Kostenrechnungen), gebucht sowie bezahlt \u2013 und dies alles, ohne dass bei Klosterfrau auch nur jemand ein St\u00fcck Papier in die Hand nimmt. <\/p>\n\n\n\n

Ben\u00f6tigte eine Rechnung fr\u00fcher rund zehn Tage vom Tag ihres Eingangs bis zur Verbuchung, erh\u00e4lt die Finanzbuchhaltung sie heute oft bereits nach 24 Stunden gepr\u00fcft und freigezeichnet zur\u00fcck. Dies sind Spitzenwerte, aber selbst im Durchschnitt haben sich die Durchlaufzeiten um die H\u00e4lfte reduziert. Den Beteiligten der Klosterfrau-Gruppe gef\u00e4llt insbesondere die Flexibilit\u00e4t der xSuite-L\u00f6sungen. So kann man die Bearbeiterfindung eigenst\u00e4ndig konfigurieren oder zus\u00e4tzliche Prozesse einrichten \u2013 ohne dass immer sofort der IT-Support zurate gezogen werden muss. <\/p>\n\n\n\n

Marketingbudget jetzt immer im Limit<\/h3>\n\n\n\n

2019 hat das Unternehmen einen neuen Bestellprozess f\u00fcr das Marketing live geschaltet. Marketingkosten werden bei Klosterfrau \u00fcber SAP-CO-Innenauftr\u00e4ge gesteuert und wurden bis dato manuell
disponiert. In SAP wurde das Jahresbudget hinterlegt, auf Basis dessen Marketingma\u00dfnahmen separat beantragt und sp\u00e4ter der Rechnung manuell zugeordnet wurden \u2013 anstatt beide automatisch zu matchen. Resultat war ein hoher Abstimmungsaufwand, denn f\u00fcr das Marketing war nicht nachvollziehbar, welche Ma\u00dfnahmen bereits abgerechnet waren. Au\u00dferdem fehlte eine automatische \u00dcbersicht des Restbudgets. Somit konnte das Budget theoretisch \u00fcberzogen werden.<\/p>\n\n\n\n

Dies war die Ausgangssituation, um den Prozess zu optimieren. Hierzu wurden folgende Ziele gesetzt: ein flexibler und automatischer Freigabefluss mit revisionssicherer Dokumentation, keine doppelten Freigaben von Ma\u00dfnahmen und Rechnungen mehr, einfache Anpassungen von Organisationsver\u00e4nderungen (ohne IT-Support) und integrierte Budgetpr\u00fcfungen inklusive Ber\u00fccksichtigung der Ist-Rechnungen. Erreicht wurden die Ziele durch einen SAP-Standardprozess mit Obligoverwaltung (zur Budget-\u00dcberwachung und -Steuerung) sowie Einsatz der P2P-L\u00f6sung von xSuite. So gelangte das Unternehmen zu h\u00f6herer Transparenz und Budgetkontrolle im Marketingbereich.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Auch heute gibt das Controlling  am Jahresbeginn das Gesamtbudget ein. Anschlie\u00dfend legt die Marketingabteilung in SAP die Bestellung an, welche anschlie\u00dfend eine Budgetpr\u00fcfung durchl\u00e4uft. Das System kontrolliert, wie hoch das hinterlegte Jahresbudget ist, zieht davon bereits eingegangene Ist-Rechnungen ab, sieht nach, welches Obligo (offene Bestellungen) aussteht, und pr\u00fcft, ob das verf\u00fcgbare Restbudget ausreicht. Bei \u00dcberschreitung des Budgets routet der xSuite Workflow die Bestellung direkt zum Controlling. Eine transparente \u00dcbersicht der Ist-Rechnungen, des Obligos sowie des verf\u00fcgbaren Budgets ist jederzeit im Berichtswesen einsehbar.<\/p>\n\n\n\n

Nach erfolgreicher Budgetpr\u00fcfung geben die einzelnen Verantwortlichen die Bestellung frei. Die verschiedenen Freigabenstufen lassen sich flexibel \u00fcber die Bearbeiterfindung anpassen. Es schlie\u00dft sich wie gehabt der Rechnungspart ein. Rechnungen \u00fcber Wareneing\u00e4nge mit Bestellbezug werden direkt durchgebucht, bei Dienstleistungen best\u00e4tigt das Marketing zus\u00e4tzlich die Leistungserbringung. Inzwischen haben weitere Abteilungen diesen Prozess adaptiert. So stieg nach der S\/4HANA-Einf\u00fchrung der medizinisch-wissenschaftliche Bereich ein.<\/p>\n\n\n\n

Einmal einloggen, alles erledigen<\/h3>\n\n\n\n

Die Arbeit mit der neuen SAP-Generation ist f\u00fcr die Besch\u00e4ftigten der Klosterfrau Healthcare Group am greifbarsten durch das neue Handling \u00fcber die Fiori-Oberfl\u00e4chen. \u201eWir nennen dies den One-Stop-Shop\u201c<\/em>, erz\u00e4hlt Martina Grund, \u201eeinmal einloggen, alles erledigen.\u201c Vor S\/4HANA war der Prozess f\u00fcr die Endanwender nicht benutzerfreundlich. Bestellungen wurden im ERP-System zwar angelegt, aber f\u00fcr ihre Freigaben nutzten die Endanwender die Weboberfl\u00e4che von xSuite. Mit SAP S\/4HANA werden alle Schritte innerhalb von SAP Fiori durchgef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

Mehr \u00dcbersicht geht nicht<\/h3>\n\n\n\n

Die zwei Kacheln \u201ePO \u00dcbersicht\u201c (\u00dcbersicht Bestellungen inklusive Freigaben) und \u201eEingangskorb\u201c (Pr\u00fcfungs-\/Freigabeaufgaben eines Endanwenders) sind die f\u00fcr den Prozess relevanten Fiori-Apps der xSuite Group. In diesen werden die Informationen zu allen Dokumenten des P2P-Prozesses an einem zentralen Ort gesammelt \u2013 mehr \u00dcbersicht geht nicht. Durch die Einf\u00fchrung von S\/4HANA inklusive SAP Fiori in Verbindung mit den xSuite-Apps wurde der P2P-Prozess nochmals optimiert.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr die Klosterfrau-Gruppe haben sich die xSuite-L\u00f6sungen bew\u00e4hrt, weshalb diese gruppenweit \u00fcbernommen werden. Martina Grund: \u201eWir haben mit xSuite einen einheitlichen Beschaffungsprozess f\u00fcr Dienstleistungen und Waren etabliert und k\u00f6nnen dank der Flexibilit\u00e4t unterschiedliche Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4nge abbilden. Rechnungen buchen wir durch die bereits vorhandene Kontierung in der Bestellung schneller durch und profitieren insgesamt von einer transparenten Budgetsteuerung und -\u00fcbersicht. Die Prozesse mit den xSuite-L\u00f6sungen haben sich bew\u00e4hrt, deshalb rollen wir sie St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck auf weitere Gesch\u00e4ftsbereiche aus.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n
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\u00dcber Klosterfrau<\/h4>\n\n\n\n

Die Klosterfrau Healthcare Group ist ein deutsches Pharmaunternehmen, welches auf eine fast 200-j\u00e4hrige Geschichte zur\u00fcckblicken kann. Zur Klosterfrau-Gruppe geh\u00f6ren unter anderem die Unternehmen Divapharma GmbH (Berlin) und die Cassellamed GmbH & Co. KG (K\u00f6ln). Von der Unternehmenszentrale in K\u00f6ln aus werden Herstellung und Vertrieb von \u00fcber 220 Produkten gelenkt. Das bekannteste Pr\u00e4parat im Sortiment ist der Klosterfrau Melissengeist.<\/p>\n\n\n\n

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Schon vor Einf\u00fchrung von SAP S\/4HANA hatte die Klosterfrau Healthcare Group ihre Prozesse in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung mit xSuite-L\u00f6sungen stark automatisiert. \u00dcber Fiori-Apps gestalten sich Bestellvorg\u00e4nge inkl. Budget- und Rechnungspr\u00fcfung nun noch einfacher und \u00e4u\u00dferst nutzerfreundlich.<\/p>\n","protected":false},"author":2409,"featured_media":118712,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[26405,41849],"tags":[8186,4896,38924],"coauthors":[39762],"class_list":["post-118710","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-advertorial","category-extra-2210","tag-fiori-apps","tag-purchase-to-pay","tag-xsuite-group","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-80x80.jpg",80,80,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/klosterfrau-xsuite-titelbild-1000x450-1-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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