{"id":111996,"date":"2022-03-18T10:00:00","date_gmt":"2022-03-18T09:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=111996"},"modified":"2022-02-21T08:49:28","modified_gmt":"2022-02-21T07:49:28","slug":"prozesse-chancen-und-risiken","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/prozesse-chancen-und-risiken\/","title":{"rendered":"Prozesse, Chancen und Risiken"},"content":{"rendered":"\n

Prozessorientierung hat auch immer mit der Denkrichtung zu tun. Nach au\u00dfen mit Blick auf die Kunden und Interessengruppen, nach innen auf das Zusammenspiel von Strategie, Struktur und Organisationskultur. Es kommt wie in allen Themen, zu denen es keine universell geteilten Bedeutungen gibt, zun\u00e4chst auf ein geteiltes Verst\u00e4ndnis an. Im Zusammenhang mit Organisationsver\u00e4nderungen geht es um die Frage, wie im konkreten Fall eine wirksame Ver\u00e4nderung herbeigef\u00fchrt werden kann. Prozesse werden mit dem Zielbild eines wirtschaftlichen Kundenfokus dann lebendig und wirksam, wenn die Verantwortlichkeiten f\u00fcr die Durchf\u00fchrung von Aktivit\u00e4ten und die Steuerung der Prozesse definiert und von allen Beteiligten gelebt werden.<\/p>\n\n\n\n

Die praktische Umsetzung kann unterschiedlich breit (\u00fcber viele Prozesse) oder tief (bezogen auf die wirksame Umsetzung aller Anforderungen) sein. Je weiter das Prozessmodell des Unternehmens ausgebaut ist und je besser die Prozesse inklusive der F\u00fchrungsprozesse gelebt werden, umso mehr Potenziale der Prozessorientierung sind erschlie\u00dfbar. Gerade der F\u00fchrungsprozess \u201eProzess managen\u201c entfaltet mit steigendem Reifegrad das Potenzial, im Unternehmen tats\u00e4chlich \u00fcber Prozesse zu f\u00fchren und zu steuern. Und je weiter die Prozessorientierung entwickelt ist, desto anspruchsvollere Herausforderungen der Informationsvernetzung und Digitalisierung k\u00f6nnen gemeistert werden. In vier typischen Stufen lassen sich die Potenziale der Organisation erschlie\u00dfen und auf der Plattform einer BPM-Suite das \u201eOperating System\u201c f\u00fcr die Strategieumsetzung, ein digitalisiertes Organisations- und Prozessmanagement sowie die prozessorientierte Digitalisierung bauen.<\/p>

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Prozesse etablieren<\/h3>\n\n\n\n

Wie kann ein gemeinsames Prozessmanagement und Verst\u00e4ndnis erzeugt werden? Mit der Erfassung der Aufbaustrukturen und der Modellierung von Prozessen ist es nicht getan. Eine gute BPM-L\u00f6sung muss die Mitarbeitenden beim Mitdenken und in der Zusammenarbeit unterst\u00fctzen. Das macht jede und jeden in der t\u00e4glichen Arbeit erfolgreich und motiviert. Weil jede Leistung f\u00fcr die Kunden immer \u00fcber Prozesse, Technologien und Menschen erbracht wird, m\u00fcssen die Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten \u00fcber Abteilungs-, Hierarchiegrenzen und h\u00e4ufig sogar \u00fcber die Unternehmensgrenzen hinweg bis zum Kunden gedacht, umgesetzt und gesteuert werden.<\/p>\n\n\n\n

Zun\u00e4chst wird mit dem jeweiligen Management- und Projektteam ein unternehmensspezifisches Zielbild erarbeitet. Im n\u00e4chsten Schritt ist ein Vorgehen inklusive der notwendigen BPM-Governance zu entwickeln. Das ist ein wichtiger Startpunkt f\u00fcr eine wirksame Priorisierung und Umsetzung der Prozesse. Dann wird Prozess f\u00fcr Prozess mit klaren Zielen modelliert, abgestimmt, freigegeben, eingef\u00fchrt und so Wissen geteilt. In dieser Stufe erreicht man \u00fcber eine Beteiligung der Mitarbeitenden abgestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Prozessen und schafft damit die zentrale Voraussetzung f\u00fcr ein wirksames Prozessmanagement und jede Normeinhaltung. Die Einbindung der Mitarbeitenden erm\u00f6glicht zudem die \u201eUmwandlung\u201c von implizitem Wissen in explizit f\u00fcr alle verf\u00fcgbare Informationen.<\/p>\n\n\n\n

Prozesse optimieren und leben<\/h3>\n\n\n\n

Die Prozesse sollen so, wie sie definiert wurden, auch tagt\u00e4glich in der Praxis gelebt werden. Das hei\u00dft, alle ausf\u00fchrenden Rollen arbeiten produktiv zusammen, erleben die Vorteile einer abgestimmten Dokumentation f\u00fcr Einarbeitung oder Vertretung und bringen sich in die weitere Verbesserung ein. Dies gilt auch f\u00fcr die f\u00fchrenden Rollen, die ihre definierten Aufgaben wahrnehmen: Prozesse einf\u00fchren, Prozess-ausf\u00fchrung unterst\u00fctzen, Prozessleistung analysieren und verbessern und Prozesse steuern. Das t\u00e4gliche Zusammenspiel und die Kommunikation der F\u00fchrungskr\u00e4fte in den Rollen \u201eProzessverantwortlicher\u201c und \u201eLinienverantwortlicher\u201c ist ein wichtiger Erfolgsfaktor f\u00fcr eine lebendige Optimierung und Harmonisierung der Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

Ohne die Unterst\u00fctzung durch eine gute BPM-Software kann all dies nicht gelingen. Eine State-of-the-Art-BPM-Suite bietet zielgruppenspezifische Sichten und Auswertungen, dynamische Visualisierungen komplexer Zusammenh\u00e4nge, die Steuerung \u00fcber Key Performance Indicators (KPI), Prozessanalysen sowie ein umfassendes Variantenmanagement und das Ideenmanagement f\u00fcr eine kontinuierliche Bewertung und Umsetzung von Verbesserungen. Es entsteht ein digitales Unternehmensprozessmodell, in dem ausgehend von der Prozesslandkarte alle wesentlichen Prozesse mitsamt den Aufgaben mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten, Dokumenten etc. steuerbar werden. \u00dcber dieses \u201edigitale Spiegelbild\u201c lassen sich relevante Prozesse auch direkt aus dem BPMN-Diagramm automatisieren. So gewinnen die Verantwortlichen Zeit f\u00fcr das Wesentliche. Denn insbesondere die Routine-Arbeiten kann man mit abgestimmten Prozessen und daraus direkt abgeleiteter IT-Unterst\u00fctzung massiv erleichtern. Der Kunde sieht, wie er mit einer in die BPM-Suite integrierten Automatisierungskomponente und Process Engine die Prozesse zum Leben erweckt, ohne dass er dazu IT-Spezialisten ben\u00f6tigt.<\/p>\n\n\n\n

Mehr noch: Mit gelebten Prozessen, Transparenz und personalisierten Informationen rund um die Prozesse entsteht bei allen Mitarbeitenden Motivation und Spa\u00df, und zwar durch klare Verantwortlichkeiten, Sinn der eigenen Aktivit\u00e4ten und Entlastungen.<\/p>\n\n\n\n

Prozesse, Chancen und Risiken<\/h3>\n\n\n\n

Ob prozessorientiertes integriertes Managementsystem f\u00fcr ISO 9001 (Qualit\u00e4tsmanagement) und weitere Normen oder Governance- Risk- und Compliancemanagement (GRC), die Fragestellungen sind identisch. Am Ende geht es darum, angemessene interne Vorgaben und externe Regelwerke wirksam umzusetzen, dabei Chancen zu nutzen und mit Risiken angemessen umzugehen. Auf oberster Ebene geht es um Organisationsverschulden und pers\u00f6nliche Haftung. Damit muss aber f\u00fcr die Verantwortlichen und auch alle Ausf\u00fchrenden klar sein, was im aktuellen Arbeitszusammenhang zu beachten und konkret zu tun ist. Abgestimmte, umsetzbare und geschulte Prozesse sind daf\u00fcr eine fundamentale Basis.<\/p>\n\n\n\n

Zus\u00e4tzlich verkn\u00fcpfte Checklisten, Workflows, Gesetzes-\/Norm-Texte etc. und aktive \u00c4nderungsinformationen sowie Schulungen sind weitere Erfolgsgaranten. Wenn die Verkn\u00fcpfung aller Objekte \u00fcber den Prozess einfach und gleichzeitig zielgerichtet mit der BPM-Suite umgesetzt werden kann, k\u00f6nnen Regelwerke und integrierte Handb\u00fccher transparent werden und erm\u00f6glichen das einfache Erkennen aller Zusammenh\u00e4nge. Das Wesentliche ist jedoch: Nur mit einer prozessorientierten Umsetzung wird das von den Mitarbeitenden auch verstanden und kann richtig gelebt werden. Alles Relevante wird nahtlos und punktgenau in die Arbeitsabl\u00e4ufe der betroffenen Mitarbeitenden integriert: Wer muss was warum und wie in Prozessen beachten, damit das Unternehmen in alle Richtungen konform ist? Mit Sinn, Kenntnisnahmen und digitalen Unterschriften wird in der BPM-Suite nachweisbar konform gearbeitet. Darauf l\u00e4sst sich ein einheitliches unternehmensweites Risikomanagement aufbauen:<\/p>\n\n\n\n

Alle Regelwerks\u00fcberpr\u00fcfungen k\u00f6nnen durch ein Auditmanagement f\u00fcr interne und externe Audits mit eigenen oder vordefinierten Fragenkatalogen und Ma\u00dfnahmen flankiert werden. Ein zentrales Ma\u00dfnahmenmanagement unterst\u00fctzt bei allen Ma\u00dfnahmenarten \u2013 wie Abweichungen, Fehler, Ideen, Verbesserungen \u2013 eine transparente Statusverfolgung und Abarbeitung.<\/p>\n\n\n\n

Mit vor- und selbstdefinierten Assistenten-Workflows lassen sich dabei Regelprozesse digitalisieren. Zugewiesene Mitarbeitende sorgen automatisch f\u00fcr eindeutige Verantwortlichkeiten und Transparenz. Dann kann die BPM-Suite zum Operating System f\u00fcr das digitalisierte Organisations- und Prozessmanagement werden. Mit beherrschbaren Risiken und Enthaftung. Prozesse, Chancen und Risiken werden nun integriert gemanagt.<\/p>\n\n\n\n

Strategie \u00fcber Prozesse und IT<\/h3>\n\n\n\n

Aus Strategie wird Wirklichkeit, indem konsequent \u00fcber Prozesse gef\u00fchrt wird. Unternehmen greifen mit ihren strategischen Zielen und Ma\u00dfnahmen Technologie- und Zukunftstrends auf und nehmen Kundenerwartungen und Marktentwicklungen vorweg, die prozessual auf unterschiedlichen Ebenen realisiert werden m\u00fcssen. Dies bedingt ein vernetztes Denken und Handeln \u00fcber Abteilungsgrenzen hinweg. Auf der operativen Ebene sollen individualisierte Leistungen in k\u00fcrzester Zeit zu attraktiven Kosten am besten \u00fcber digitalisierte und automatisierte Prozesse bereitgestellt werden. Der Anteil der IT an der Wertsch\u00f6pfung steigt, Prozesse werden h\u00e4ufig radikal ver\u00e4ndert und die entstehenden Daten bieten Chancen f\u00fcr Erweiterungen des Gesch\u00e4ftsmodells. Hierarchisch gepr\u00e4gte Strukturen halten diesen rasanten Entwicklungen kaum stand. Diskurs, Dialog und Entscheide m\u00fcssen m\u00f6glichst rasch und entlang der End-to-end-Prozessketten getroffen werden.<\/p>\n\n\n\n

Auf der Ebene dieser Prozessketten werden ganze \u00d6kosysteme digitaler Prozesse verbunden, um ganzheitliche und daten-getriebene Leistungen anzubieten. In der Konsequenz muss eine Vielzahl von neuen und vollst\u00e4ndig digitalisierten und vernetzten Prozessen entwickelt und umgesetzt werden. Ohne ein professionelles und digitalisiertes Prozessmanagement ist dieses Ziel kaum erreichbar. Auf der obersten Ebene geht es bei der Weiterentwicklung eines digitalen, zukunftsf\u00e4higen Gesch\u00e4ftsmodells noch konsequenter um die Monetarisierung von Daten und einen sehr hohen IT-Anteil an der Wertsch\u00f6pfung. Auch in diesen F\u00e4llen entstehen fast immer eine massiv ver\u00e4nderte Prozesslandkarte und eine Vielzahl von neuen Prozessen. Neue Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten m\u00fcssen umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n

Eine BPM-Suite kann auch die Umsetzung des Strategieprozesses unterst\u00fctzen. Aber wie steht es mit der Unternehmensstrategie oder \u00fcbergeordneten strategischen Unternehmenszielen, und wer hat welche Verantwortung? Ziel ist es, dass derartige Ver\u00e4nderungen von strategischen Prozessverantwortlichen angesto\u00dfen und von operativen Prozessmanagern bis in die Umsetzung verantwortet werden. So k\u00f6nnen Verluste durch Funktionalstrategien und klassische Projekte, deren Umsetzung nicht selten zwischen den Funktionen verw\u00e4ssert wird, vermieden werden.<\/p>\n\n\n\n

Unternehmensarchitekturen managen<\/h3>\n\n\n\n

Eine umfassende BPM-Suite bietet auch L\u00f6sungen f\u00fcr weitere Einsatzszenarien, die in dieser Stufe wichtig sind: Wie k\u00f6nnen Prozesse vor einer Digitalisierung unternehmensweit so weit harmonisiert werden, dass die Umsetzungsaufw\u00e4nde nicht explodieren? Mit einem Variantenmanagement stellt man auch in dieser Stufe sicher, dass notwendige Varianten (zum Beispiel wegen unterschiedlicher legaler L\u00e4nderanforderungen) gezielt abgeleitet und Verbesserungen des Elternobjekts bewusst \u00fcbernommen werden. Das sind innovative L\u00f6sungen zur Abbildung der Unternehmensarchitektur von Prozessen, Rollen, Organisation und IT, um ein digitalisiertes, prozessrollenbasiertes und workflowgest\u00fctztes Berechtigungsmanagement (IAM) umzusetzen. Eine wichtige Voraussetzung f\u00fcr beherrschbare Prozesse, die compliant sind und mit deutlich geringeren Aufw\u00e4nden umgesetzt werden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wie kann man das Thema Prozesse und Prozessmanagement am besten vermitteln und zu den Mitarbeitenden bringen? Die Darstellung und zielgruppengerechte Kommunikation ist nur eine Seite. Viel wichtiger ist die Einbeziehung der F\u00fchrungskr\u00e4fte und beteiligten Mitarbeitenden.<\/p>\n","protected":false},"author":2521,"featured_media":111997,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,40330],"tags":[143,14876],"coauthors":[40432],"class_list":["post-111996","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-22-02","tag-management","tag-prozessoptimierung","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/shutterstock-1362508553-arfa-adam-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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